ISO 9001 Denetim Prosedürü

Güncel ISO 9001 gelişmelerine buradan ulaşabilirsiniz...

ISO 9001 Denetim Prosedürü

Başvuru, Başvuru değerlendirme, teklif ve aylık plan hazırlama talimatına uygun olarak alınır ve talimatta yer alan gerekli işlemler takip edilir.

1. Tetkiklerin Uygulanması

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nin belgelendirme denetimi 2 aşama da yapılmaktadır.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-1

1.1 Ön Denetim

• Ön denetimin yaptırılması müşterinin tercih ve talebine bağlı olup, zorunlu değildir.

• Ön denetim sonucunun olumlu olması hiçbir şekilde belgelendirme denetiminin olumlu olması anlamına gelmez. Müşteri firma bu yönde bir talepte bulunamaz.

• Ön Denetim Aşama 1 yerine de geçemez.

• Ön denetim neticesinde müşteri kabul ederse, belgelendirme veya gözetim denetim tarihi için mutabakata varılır.

Ön denetimler, belgelendirme denetiminden bağımsızdır ve belgelendirme denetim gün sayısını hiçbir şekilde etkilemez.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-2

1.2 Denetim Kuralları

Müşterinin özel bir talebi olmadığı durumlarda normal Aşama 1 ve Aşama 2 denetimlerini kapsayan tam bir denetim gibi gerçekleştirilir.

Ön denetim sırasında checklist kullanılmaz sadece Denetim Notları ve Denetim Raporu kullanılır.

Ön denetimde müşteri talebine göre standardın belli maddelerine daha fazla süre ayrılabilir, gerekirse bazı maddeler denetim dışı bırakılabilir.

Planlamada müşteri talebi dikkate alınır.

Ön denetimlerde, aşağıda verilen konular özellikle dikkate alınmalıdır:

a. Yönetimin gözden geçirmesi,

b. İç denetimler,

c. Düzeltici/Önleyici faaliyetler,

d. Müşteri şikayetleri,

e. Dokümantasyon,

f. Sürekli iyileştirmeye yönelik uygulamalar.

Denetim sırasında denetçilerin dikkat etmesi gereken kurallar

Denetim ekibi, Belgelendirme Komitesinin belgelendirme kararı ile ilgili olarak kullanılması açısından aşağıda verilen bilgileri 1. Aşama ve 2. Aşama denetiminden sonra sağlamalıdır.

Denetim Setinde aşağıdaki gibi doküman grupları kullanılır;

Aşama 1 için;

 FR.BEL.25 Denetim planı formu

 FR.BEL.29 Denetim ekibi bildirim formu

 FR.BEL.30 Açılış kapanış toplantısı formu

 FR.BEL.31 ISO 9001 Aşama 1 denetim checklist denetim seti

 FR.BEL.33 Denetim raporu

 FR.BEL.35 Denetim uygunsuzluk formu

 FR.BEL.44 Denetim notları

Aşama 2 için;

 FR.BEL.32 ISO 9001 Aşama 2 checklist. denetim seti

 FR.BEL.25 Denetim plani formu

 FR.BEL.30 Açılış kapanış toplantısı formu

 FR.BEL.33 Denetim raporu

 FR.BEL.35 Denetim uygunsuzluk formu

 FR.BEL.44 Denetim notları

 FR.BEL.47 Müşteri memnuniyet anketi

Uygunsuzluklar ve bunların takibi ve müşteri tarafından alınan düzeltici faaliyetlerin uygunluğu ile ilgili yorumlar.

• Başvuruda belirtilen kapsam, çalışan sayısı v.b bilgileri teyidi.

• Belgelendirmenin yapılıp yapılmaması ile ilgili tavsiye kararı.

Belge Kapsamı ile ilgili;

Kapsam kontrol aşamaları;

• Başvuru aşamasında, firma ile görüşülerek, web sitesi ve benzeri incelenerek

• 1.Aşama denetiminde denetçiler tarafından kontrolü (Başvuruda belirtilen ile aynı mı?,Müşteri Kalite el Kitabında belirtilen ile aynı mı? Diye denetim ekibi tarafından kontrol edilerek, Önerilen kapsam farklı ise doğruluğu teyit edilerek, denetim raporunda belirtilmelidir.

• Açılış ve kapanış toplantılarında Kapsamın teyidi

• BBK nın karar verme aşamasında

Kapsam Örnekleri;

• Mermer Kesme Makinası imalatı,

• Kendi ve Müşteri Yerinde Yemek üretimi, dağıtımı ve satışı.

• Süt ve süt ürünlerinin üretimi.

Yanlış Kapsam Örnekleri;

• Gıda ürünleri üretimi,

• Metal parça üretimi,

• Plastik üretimi,

• Yasal hizmetlerin sunumu.

Denetim Esnasında Denetçiler Tarafından:

• EA ve NACE kodu dikkate alınmalı.

• Tespit edilen uygunsuzluklar zamanında anlaşılmış ve kabul edilmiş olmalı.

• Denetim Ekibi ara değerlendirmelerini ve gün sonu değerlendirmelerini yapmalıdır.

• Yapılan denetim planı gerekli ise, firmanın durumuna göre revize edilmeli.

• Sadece var olan (objektif delil) gözlemler tartışılmalı.

• Denetim tamamen sonuçlanmadan denetimle ilgili ön karar verilmemeli.

• Denetim esnasında örnekleme yapılırken örnek seçimi firmaya bırakılmamalı denetçi tarafından yapılmalı.

• Planda belirtilen zamana uyulmalı.

Denetimin Raporlanması:

• 1. Aşama Denetimler ve 2. Aşama denetimlerin sonucunda denetim raporu (Aşama 1 ve Aşama 2) doldurulur

• Denetim raporu denetim esnasında tamamlanmalı ve Denetim raporları müşteriye imzalatılarak bir nüshası müşteriye denetçiler tarafından bırakılmalıdır.

• Etkinliği gösteren örnekler/objektif deliller kaydedilmeli.

• Örnekler referanslarla tanımlanmalı.

• Raporun; açık, net ve gerçekçi olduğundan emin olunmalı.

• Belgelendirme tavsiyesi denetim raporunda yapılmalı.

Uygunsuzlukların Raporlanmasında:

• Standardın ilgili maddesine refere edilmeli.

Uygunsuzluk delilinin ve alanının tanımlanması denetçiler tarafından yapılmalı. Kök nedenler müşteri tarafından açık yazılmalı. Bu konuda denetçiler tarafından denetimde müşteri uyarılıp, bilgi verilmelidir. Kök neden doğru ve açık şekilde yazılmamış ise denetçiler uygunsuzluk kapamasını yapmamalıdır. Kök neden analizi yazılan uygunsuzluğa göre değerlendirilecek. Uygunsuzlukların kapanmasında objektif delillerin etkinliği abul l edilerek, uygunsuzluk formunda düzeltici faaliyetin doğrulanması denetçi tarafından etkin değerlendirilerek uygun ise objektif delillerin kapaması açık yazılmalıdır. Uygunsuzlukların kapanmasında, düzeltici faaliyetin denetçi tarafından değerlendirilmesinde sadece uygundur diye yazılması doğru değildir. Belgelendirme Müdürü raporu incelerken bu tip yazılan uygunsuzluk kapamaları, Belgelendirme Müdürü tarafından kabul edilmeyecektir.

• İlgili dokümanların tanımlanması yapılmalı. Örn. Hangi proseste veya dokumanda uygunsuzluk tespit edilmişse. TL.xxx.xxx Revizyon No:00 diye uygunsuzluk raporunda denetçiler tarafından belirtilmelidir.

Tüm BÜYÜK uygunsuzluklar için özel tanımlamaların yapılmasına dikkat edilmeli. Denetimde denetçiler tarafından, denetlenen proseslerin birinde birden fazla hata çıkarsa bunları minor diye ayırmak yerine bir BÜYÜK uygunsuzluk olarak belirtilerek yazılmalıdır.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-3

Raporda Asla Olmaması Gerekenler:

• Raporda müşteri imzasının olmaması,

• Müşteri tarafından raporun anlaşılır olmaması,

• Tavsiye veya öneri niteliğinde kelimelerin kullanılması,

• Uygunsuzlukların (büyük/küçük), gözlem olarak tanımlanması,

• Büyük veya Küçük uygunsuzluk kaydedilmişken belgelendirmenin tavsiye edilmesi.

Hatalı Denetim Checklist Örnekleri:

• Üç teklif imzasız,

• Muayene deney raporlarının iyi doldurulmadığı ve tutulmadığı,

• Bazı kontrollü dokümanlar olması gereken yerlerinde değil,

• Bazı durumlarda tedarikçi değerlendirilmesinin yapılmadığı,

• Bazı dokümanların referans numarasının olmadığı,

• Düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi gerekir,

• Satın alma formunun kullanılmadığı.

Denetim Checklisti ve raporlarının v.b yazılması esnasında yapılan yazım hatalarının düzeltiminde tipeks, daksil kullanılmaz. Hata yapılan kısım üzerine iki çizgi çizilir.

Olabilecek Muhtemel Denetim Seti Hataları:

• Kapsamın açık bir şekilde tanımlanmaması,

• Ürün veya hizmet tip/tanımlanmasının eksik olması,

• Standart maddelerini kapsamaması,

• Objektif delillerinin yetersiz yapılması,

• Denetim raporlarında müşteri onay yetkili imzasının olmaması

• Açılış, kapanış toplantısında denetim ekibi ve müşteri yönetiminin imzası olmaması.

• Uygulanabilir olmasında ilgili yasal şart veya standartlara refere edilmemesi,

• ISO/IEC 17021-1, ISO 22003 göre yetersiz denetçi gün tespitinin yapılması.

1.3 Ön Denetimde yapılmaması gerekenler;

• Eğitim yaklaşımı sergilenmemelidir.

• Danışmanlık yapılmaması gerekmektedir.

• Ön denetim sonucunda (varsa) uygunsuzlukların kapatılması için sistem ve zaman kısıtlaması yapılmamalıdır.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-4

1.4 Aşama 1 Denetimi Amacı

İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME belgelendirme doküman incelemenin (Aşama 1) nerede ve ne zaman yapılacağı konusunda müşteri ile anlaşır. Ama her türlü durumda da Aşama 1 denetimi yapılmadan Aşama 2 denetimine geçilemez.

Aşama 1 denetiminin yapılmasının amacı ve yapılması gerekenler aşağıda belirtilmiştir; (aşağıdaki tüm maddeler ISO 17021-1 göre belirlenmiştir. Ayrıca ek geliştirilen maddelerin atıfları ise her madde için ayrı ayrı yazmaktadır)

a) Müşterinin yönetim sistem dokümantasyonunun (prosedürleride içeren) denetimi,

b) Müşterinin mahallerin ve saha odaklı durumlarının değerlendirilmesi ve Aşama 2 denetimine hazırlıklı olmayı belirlemek üzere müşterinin personeli ile müzakerelerin yapılması,

c) Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve standardın ve özellikle kilit performansın veya önemli yönlerin, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili şartlarının anlaşılması,

d) Yönetim sisteminin kapsamı, proseslere ve müşterinin mahallen ile ilgili yasal ve düzenleyici hususlar (kalite, çevre, müşterinin çalışmasının yasal yönleri, ilgili riskler vb.) hakkındaki gerekli bilgilerin toplanması,

e) Aşama 2 denetimine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi ve Aşama 2 denetiminin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varılması,

f) Müşterinin yönetim sisteminin ve muhtemel önemli yönleri çerçevesinde saha çalışmalarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla,

Aşama 2 denetiminin planlanmasına odaklanılması,

g) Iç denetimlerin ve yönetim gözden geçirmesinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ve sürekli iyileştirmeyi kapsadığını ve yeterli etkinliğin gösterilip gösterilmediğinin incelenmesi ve ayrıca uygulanan yönetim sistemi uygulama seviyesi ile müşterinin Aşama 2 denetimi için hazır olup olmadığının değerlendirilmesi.

h) Firmanın risk seviyesinin kontrol edilmesi,

i) Müşterinin ve saha proseslerinin tanımı ve açıklaması

ISO 9001 Aşama 1 denetimi firma sahasında (on-site) veya firmaya gitmeden ofiste (off-site) yapılabilir. Bu durum risk grubuna göre değerlendirilir.

En yüksek ve yüksek riskli gruplarda bulunan firmaların Aşama 1 denetimi firma sahasında gerçekleştilir.

Orta ve düşük risk gruplarında bulunan firmaları Aşama 1 denetimi ise, firmanın sahasında yapılabileceği gibi dokümantasyon üzerinde de yapılabilir.

1.4.1 Aşama 1 için ayrılan süre toplam belgelendirme süresinin en fazla %30’u kadar olabilir.

1.4.2 Aşama 1 denetimi sahada yapılırsa firma denetim süresinde en fazla %30 indirim yapılabilir, masa başında yapılırsa en fazla %10 süre indirimi yapılabilir.

Aşama 1 denetimi sırasında Denetçinin tespit ettiği bulgular firmaya rapor halinde sunulur. Aşama 1 denetiminde uygunsuzluk olması durumunda firmadan bu uygunsuzluklar veya tespitlerle ilgili firmanın kapatıp kapatmadığı ile ilgili teyit alınarak, aşama 2 denetimi planlanır.

Bu çalışmaların yeterli olup olmadığı Baş Denetçi ve/veya Denetçi tarafından değerlendirilerek firmaya bildirilir. Bu uygunsuzlukların kapatma sonuçları ise Aşama 2 denetiminde kontrol edilir. Yönetim Sistemlerinin masabaşı denetiminde firmanın uygunsuzluklarının bulunması durumunda Baş Denetimiçinin kararı ile denetimikin devamı sahada gerçekleştirilebilir.

• Aşama 1 denetiminin firma sahasında yapılması durumunda, açılış ve kapanış toplantısı ile ilgili tutanak tutulması zorunludur.

• Aşama 1 denetiminin sonuçlarına göre Aşama 2 denetimi firma yetkilisi ve Baş Denetçi tarafından belirlenen tarihte planlanır.

Aşama 2 denetimi en fazla 6 ay ara ile organize edilmelidir.

• Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere denetim (1. Aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini gösterebilmelidir

• Baş Denetçi Aşama 1 denetim raporunu Aşama 1 denetiminden sonra Belgelendirme Müdürüne vermekle yükümlüdür.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-6

1.5 Aşama 1 Denetiminin Yapılması

1.5.1 Denetimin planlanması

Denetim talimatına göre FR.BEL.29 formu kullanılarak atanan denetçilere (Başdenetçi veya Başdenetçinin görevlendirdiği denetim ekibindeki bir denetçi), firmanın en az El Kitabı (gerekliyse prosedürleri ve Ön Bilgi alınacak formlar) gönderilir. Döküman incelemeyi yapan Başdenetçi veya Başdenetçinin görevlendirdiği denetim ekibinden bir denetçi, firma ile mail, telefon vb. Ile iletişim kurarak anlaşılmayan noktaları netliğe kavuşturur (döküman inceleme birden fazla denetçi tarafından da yapılabilir. Bu durumda Başdenetçi döküman incelemeye katılan tüm denetçilerden anlaşılmayan noktaları alarak firmayla görüşür ve son durumu diğer denetçilere aktarır) ve buna göre planı oluşturur. Eğer program Başdenetçinin görevlendirdiği bir denetim ekibi üyesi tarafından yapıldıysa Başdenetçi mutlaka planı kontrol etmeli ve onaylamalıdır. Plan oluşturulurken FR.BEL.25 Denetim Planı formu kullanılır.

Aşama 1 denetimi yerinde yapılıyorsa mutlaka plan Başdenetçi tarafından hazırlanmalıdır. Firma yerinde aşama 1 denetimi yapılmayacaksa tek denetçi gidiyor ise plan hazırlanması zorunlu değildir, ancak 2 denetçi gerekiyorsa aşama 1 denetim planı mutlaka hazırlanmalıdır.

Aşama 1 denetimi sırasında atanan denetçiler firmanın tüm NACE kodları ile uyumlu olmalıdır.

Plan en az şunları içermelidir ve dikkat edilmelidir:

• Denetimin başlangıç ve bitiş gün ve saati

• Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere denetim (1. Aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini (Hangi prosesi hangi denetçinin denetliyeceği, Eğer saha denetimi yapılacaksa bunların saat bilgileride belirtilmelidir.)

• 1 adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir.

• Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir. ISO 14001 Çevre Yönetim sistemi denetimlerinde Aşama 1 ve Aşama 2 denetiminde Teknik Uzman gerekli ise, 1. ve 2. Aşama denetimlerde rol alması zorunludur.

NOT 1: Denetim planı yapılırken aşama 1, aşama 2, döküman inceleme, günlük harcanacak saat gibi kriterler için mutlaka TL.BEL.03 Denetim Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına uygun hareket edilir.

NOT 2: Çok sahalı firmaların denetim planı için Çok sahalı denetim Talimatı na uygun hareket edilir. Çok İşletmeli kuruluşlarda yukarda tanımlanan ana hususlara ilaveten, denetim planı kuruluşun işletme sayısı ve proseslerinin mevcut durumu göz önüne alınarak detaylandırılır.

Denetim programı yapıldıktan sonra müşteriye Planlama sorumlusu tarafından, yazılı olarak 1 hafta önceden bildirilir. Bu bildirim sonrasında müşteri program üzerinde değişiklik yapma isteği varsa bunu bildirir. Bu bildirim sözlü veya yazılı olarak yapılabilir. Eğer müşteri programda değişiklik isteğinde bulunursa program müşteri isteğine göre değiştirilir ve onay için tekrar müşteriye gönderilir. Denetim planının son hali için müşteriden mutlaka teyit alınır. Bu teyit eğer mümkün ise imzalı olarak alınır. Eğer değil ise, Planlama Sorumlusu tarafından mutlaka telefonla firma aranarak teyit alınır.

Denetimi yapılacak olan firma eğer geçici sahaya sahip olan iş alanlarından birini yapıyorsa bu durumda aşama 1 de bunlardan en az birinin görülmesi (saha turu için) tavsiye edilir. Aşama 1 de geçici sahanın denetlenmemesi riskli olabilir.

Denetçi denetim planlarını hazırlarken aşağıdakilere dikkat eder.

• Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu

• Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu

• Denetlenecek faaliyetlerin uygun denetçilere dağıtılması. Denetlenecek olan faaliyetin faaliyet kodu onu denetlemek için seçilen denetçinin denetçi kodu ile tutarlı olmalıdır.

• Denetim için ayrılan toplam süre

• Kuruluşun proses ve departmanlarının durumları, karmaşıklıkları, büyüklükleri ve yetkililerin denetim anında bulunabilirliği

• Denetim sırasında gidilecek olan yerleşkeler seyahat süreleri

• Denetim ekibi ile denetim sırasında yapılacak ara değerlendirme toplantıları

Denetim planları denetimlerden abu ilgili kuruluşa iletilir ve her denetimin açılış toplantısında mutlaka teyit edilir. Denetim planları bir denetim kaydı olarak müşterinin ilgili dosyasında saklanır.

Denetim planları denetim planı formu kullanılarak hazırlanır.

Denetim Planının Hazırlanması

• Denetçi tarafından hazırlanır.

• Denetim Planında ilgili standart madde numaraları, denetlenen ilgili proses ve sorumlu adı, saat, denetçilerin kimler olduğu plan üzerinde açık olarak belirtilmelidir.

• Plan denetim heyeti ile paylaşılır.

• Denetim kapsamını içermelidir.

• Denetim heyetinin gün içerisinde ve gün sonunda değerlendirme zamanlarını göstermelidir.

• Denetim heyeti ve denetlenen bölüm/proses/faaliyet sorumluları için yol gösterici olmalıdır.

• Her denetçi için en az 8 saat denetim süresi olmalıdır.

• KYS denetimi için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, toplam sürenin %10’ undan fazla yer tutmamalıdır.

1.5.2 Denetimin Gerçekleştirilmesi

Aşama 1 denetimi sahada (onsite) veya ofiste döküman inceleme şeklinde (off-site) yapılabilir. Denetimin hedefi ve amacı şunlardır:

• Kapsamın teyit edilmesi

• Firmanın NACE kodunun, ve kategorisinin doğru belirlenip belirlenmediği

• Denetim adam/gün sayısının doğru belirlenip belirlenmediği

• Firmanın Hariç Tutmaları doğru belirlemiş olması

• Firmanın belirlediği Hariç Tutmalar için geçerli nedenleri gösterip göstermediği

• Adres teyidi

• Çalışan sayısı; Eğer denetim sırasında, firmanın çalışan sayısının başvuruda belirtilen çalışan sayısından farklı olduğu tespit edilirse, bu durum raporda belirtilir. Ve firmadan yazı alınır.

• İç Denetimin firma bünyesinde etkin bir şekilde yapılıp yapılmadığı (İç Denetim kayıtları Aşama 1 de incelenir. Yalnızca eğer varsa iç denetim sonucunda açılmış olan düzeltici faaliyet gibi sonuçlar Aşama 2 de incelenir.)

• Yönetim gözden geçirme toplantısının etkinliği (YGG toplantı kayıtları incelenir. Yalnızca YGG sonucunda yapılması gereken faaliyetler belirlenmiş veya sonucunda yapılan faaliyetler mevcut ise bu faaliyetler Aşama 2 de incelenir)

• Yasal Şartların yerine getirilip getirilmediği. Yasal şartların firma içinde etkin bir şekilde sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilir. Aşama 2 de ise bu yasal şartların uygulanmasında firmanın kendini nasıl kontrol ettiği ve izlediği kontrol edilir.

 Eğer döküman inceleme yapılacaksa:

Firmadan gerekli dokümanlar istenir:

• Kalite El Kitabı (varsa)

• Kuruluş Bağlamı Bilgisi

• Süreçler/Prosedürler

• Talimatlar

• Denetim ekibi yukarıda belirtilen amaçlardan biri olan iç denetim ve YGG’nin etkinliğini teyit etmek amaçlı firmadan ilgili kayıtları istemek zorundadır

• Denetim ekibi yukarıda belirtilen amaçlardan biri olan Yasal Şartların yerine getirildiğini teyit etmek amaçlı firmadan ilgili belge ve kayıtları istemelidir.

Şartlara uygun yapılan plan üzerine denetim heyeti kendi üzerine düşen kısmın incelemesini gerçekleştirerek bulduğu bulguları Başdenetçiye ulaştırır. Başdenetçi tüm denetim ekibinden aldığı bulguları değerlendirir ve gerekli gördüğü noktaları ilgili denetçiye sorarak çözüme ulaşır ve Denetim Raporlaması kısmına geçer.

Yönetim Sistemlerinin masabaşı denetiminde firmanın uygunsuzluklarının bulunması durumunda Baş Denetimiçinin kararı ile denetimikin devamı sahada gerçekleştirilebilir.

 Eğer denetimler sahada yapılacaksa, Denetim Programına göre yürütülür. Denetim;

• Açılış toplantısı, Denetim programı teyit edilir. Açılış toplantısında veya denetimin akışında planda değişiklik yapılırsa mutlaka plan üzerinde belirtilmelidir.

• Saha turu

• Denetimin gerçekleştirilmesi,

• Eğer 1 den fazla denetçi var ise, Denetim ekibi ara değerlendirme toplantısı (Denetim ekibi ara değerlendirme toplantılarında; denetim süresince elde edilen bulgular gözden geçirilir ve gerek görüldüğü durumlarda denetim ekibi içinde görev dağılımı yapılabilir. Denetim ekibi üyeleri prosesin tamamlanması anlamında birbirlerinden denetleyeceği proseslerde özellikle dikkat etmesi gereken hususları bildirir.)

• Denetim ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısı,

• Kapanış toplantısı Aşamalarından oluşur.

Aşama 1 denetimi sonrası bulunan bir uygunsuzluk yok ise ve firmanın Aşama 1 raporu olumlu ise Başdenetçi kararı ile (durumu İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME Planlama sorumlusuna bildirmek şartıyla-bu bildirim yazılı değil sözlü de olabilir-) ve denetçilerin yeterli adam/gün sayısı karşılama durumu mevcut ise ve firma kabul ederse (aşama 1 denetimi kapanış toplantısında konuşularak), Aşama 2 denetimine hemen devam edilebilir veya firmanın uygun olduğu en kısa süre içerisinde yapılabilir.

1.5.3 Denetimin Raporlanması

Baş Denetçi Aşama 1 denetim raporunu Belgelendirme Müdürüne Aşama 1 denetiminden sonra ve Aşama 2 denetiminden önce vermekle yükümlüdür.

• Açılış ve kapanış toplantısı kayıt altına alınır (FR.BEL.30)

• İlgili standardın Aşama 1 Denetim Checklist’i doldurulur.

• Varsa uygunsuzluk, Uygunsuzluk Formu doldurulur. Uygunsuzluk kısmına bakınız.

• Daha sonra bulunan bulguların ve sonuç değerlendirmesinin yapıldığı Denetim Raporu doldurulur.

• Aşama 2 denetim tarihi ve planı (Denetim Raporunda belirtilir. Aşama 1 ve Aşama 2 arasında geçecek süre en fazla 6 aydır.)

Aşama 2 denetimi, Aşama 1 denetiminden sonra 6 ay içerisinde gerçekleştirilemez ise Aşama 1 denetimi tekrar yapılır.

Aşama 1 denetimi sırasında denetim heyetinin tespit ettiği bulgular firmaya rapor halinde sunulur. Aşama 1 denetiminde bulunan uygunsuzluklar ve gözlemler dökümante edilir ve firmaya verilir. Bulunan uygunsuzluklar da izlenecek metot için bu prosedürün Uygunsuzluk kısmına bakınız.

Düzeltici faaliyet planının Uygunsuzluk kısmında belirtildiği şekilde onaylanmasının ardından firmanın verdiği kapatma tarihine göre tahmini aşama 2 denetim tarihi planlanır. Bu denetim tarihine yakın firma ile görüşülerek kapatmaları yapıp yapmadığı teyit edilir. Kapatma kanıtlarına ihtiyaç duyulmaz. Aşama 2 denetimi sırasında bu uygunsuzlukların kapatılmasına dair kanıtlara bakılır. Bulunan uygunsuzluklar için baş denetçi kapatmaları döküman inceleme olarak yapma kararı verebilir.

2 Aşama 2 Denetimleri

2.1. Aşama 2 denetimlerinde, firmanın ilgili yönetim sisteminin belgelendirilmesi amacıyla başvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetler ve bunlarla ilgili referans standart maddelerine istinaden kayıtları üzerinde inceleme yapılır.

Aşama 2 denetiminin amacı, müşterinin yönetim sisteminin etkililiği dahil olmak üzere uygulamasını değerlendirmektir. Aşama 2 denetimi, müşterinin bütün sahalarında yapılmalıdır. Aşama 2 denetimi en azından aşağıdaki hususları içermelidir: (ISO 17021-1)

a) Uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanların şartlarına uygunluk hakkındaki bilgi ve kanıt,

b) Kilit performans hedefleri ve amaçlarına yönelik (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı) performansın izlenmesi, ölçülmesi, kayıt altına alınması ve gözden geçirilmesi,

c) Yasal uygunluk yönünden müşterinin yönetim sistemi ve performansı,

d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü,

e) Iç denetim ve yönetimin gözden geçirmesi,

f) Müşteri politikaları için yönetimin sorumluluğu,

g) Hüküm ifade eden şartlar, politika, performans hedefleri ve amaçları (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı), uygulanabilir her türlü yasal şartlar, sorumluluklar, personelin yeterliliği, operasyonlar, prosedürler, performans vensi abul denetim bulguları ile sonuçları arasındaki bağlantılar.

Aşama 2 denetiminin hedefleri şunlardır:

• Kuruluşun kendi politika, hedef ve prosedürlerine katıldığını/uyduğunu teyit etmeli

• Sistemin, ilgili yönetim sistemiyle standardının tüm gereklilikleriyle uyuştuğunu ve politika hedeflerine ulaştığını teyit etmeli

Hedefleri başarmak için, aşama 2 denetimi, standardın tüm unsurlarını (1. Aşamada tam olarak ve başarıyla denetim edilenler dışında) kapsamalı ve kuruluşla ilgili olarak özellikle aşağıda belirtilen hususlar üzerinde odaklanmalıdır:

Yasal ve diğer şartlarla uygunluğu sağlayacak prosedürler;

 Değerlendirme prosesinden elde edilen amaç ve hedefler;

 Operasyonel kontrolü;

 Performansın izlenmesi, ölçülmesi, rapor edilmesi ve amaç ve hedefler göz önünde bulundurularak gözden geçirilmesi;

 Uygunsuzlukların belirlenmesi, değerlendirilmesi ve düzeltici/önleyici faaliyetlerin tamamlanması;

 Iç denetimin ve yönetimin gözden geçirmesinin gerçekleştirilmesi;

 İlgili yönetim sistemi politikası konusunda yönetim sorumluluğu;

• Yasal şartların takibi ve etkinliği , firmada uygulanan yasal şartların gözden geçirilmesi ve gerekli doğrulamaların yapılması, firmanın bu konudaki yeterliliğin takibi.

2.2. Aşama 2 Denetiminin Yapılması

2.2.1 Denetimin planlanması

Aşama 1 de denetim ekibinde olan kişilerin aşama 2 de de olması tercih edilir. Bu durumun mümkün olmadığı durumlarda yeni denetim ekibi üyelerine aşama 1 denetim raporu verilir.

Aşama 1 de belirlenen proseslere göre Başdenetçi veya Başdenetçinin görevlendirdiği denetim ekibinden bir denetçi tarafından plan hazırlanır.

Eğer plan başdenetçinin görevlendirdiği bir denetçi tarafından yapılırsa başdenetçi tarafından kontrol edilmeli ve mutlaka onaylanmalıdır. Plan oluşturulurken FR.BEL.25 Denetim Planı formu kullanılır. Madde 5.3.1’ e ek olarak; Plan en az şunları içermelidir ve dikkat edilmelidir:

• Denetimin başlangıç ve bitiş gün ve saati

• Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere denetim (1. Aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini (Hangi prosesi hangi denetçinin denetliyeceği, Eğer saha denetimi yapılacaksa bunların saat bilgileride belirtilmelidir.)

• 1 adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir.

• Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu, Kategorisini karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir.

• Aşama 1 denetiminde herhangi bir prosesi inceleyen denetçinin, aynı prosesi Aşama 2 denetiminde incelemesine dikkat edilmelidir.

Ör: YT Faaliyetlerini inceleyen denetçi aynı işleri denetlemelidir. Yasal mevzuatları denetleyen denetçi, aşama 2 de aynı prosesin uygulanmasını incelemelidir.

NOT 1: Denetim planı yapılırken aşama 1, aşama 2, döküman inceleme, günlük harcanacak saat gibi kriterler için mutlaka TL.BEL.03 Denetim Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına göre yapılır.

NOT 2: Çok sahalı firmaların denetim planı için Çok sahalı denetim Talimatı na göre yapılır. Çok İşletmeli kuruluşlarda yukarda tanımlanan ana hususlara ilaveten, denetim planı kuruluşun işletme sayısı ve proseslerinin mevcut durumu göz önüne alınarak detaylandırılır.

Denetim programı yapıldıktan sonra müşteriye yazılı olarak en geç 1 hafta öncesinde bildirilir. Bu bildirim sonrasında müşteri program üzerinde değişiklik yapma isteği varsa bunu bildirir. Bu bildirim sözlü veya yazılı olarak yapılabilir. Eğer müşteri programda değişiklik isteğinde bulunursa program müşteri isteğine göre değiştirilir ve onay için tekrar müşteriye gönderilir. Denetim planının son hali için müşteriden mutlaka teyit alınır. Bu teyit eğer mümkün ise imzalı olarak alınır. Eğer değil ise, Planlama Sorumlusu tarafından mutlaka telefonla firma aranarak teyit alınır.

Geçici sahaya sahip iş alanlarında faaliyet gösteren firmaların sahip oldukları geçici saha sayısına göre örnekleme yapılarak denetim planlanır.

Firmanın denetim yapılacağı sırada sahası yok ise denetim gerçekleştirilmez. Firma, ilk gözetime kadar iş alamadığını beyan edip saha gösteremediği takdirde, ilk ara denetim sırasında belge askıya alınır.

Denetim planı eğer varsa şu ayrıntıları içermelidir:

• Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu

• Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu

2.2.2 Denetimin Gerçekleştirilmesi

Aşama 1 bulgularına ışığında standardın istediği tüm gereklerin sağlandığını görmek üzere gerçekleştirilir.

Aşama 2 denetimi firmada (on-site) yapılır. Denetimler, Denetim Programına göre yürütülür. Denetim;

• Açılış toplantısı ile başlar ve Denetim programı müşteri ile teyit edilir. Açılış toplantısında veya denetimin akışında planda değişiklik yapılırsa mutlaka plan üzerinde belirtilmelidir.

• Saha turu

• Denetimin gerçekleştirilmesi,

• Eğer 1 den fazla denetçi var ise, Denetim ekibi ara değerlendirme toplantısı (Denetim ekibi ara değerlendirme toplantılarında; denetim süresince elde edilen bulgular gözden geçirilir ve gerek görüldüğü durumlarda denetim ekibi içinde görev dağılımı yapılabilir. Denetim ekibi üyeleri prosesin tamamlanması anlamında birbirlerinden denetleyeceği proseslerde özellikle dikkat etmesi gereken hususları bildirir.)

• Denetim ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısı,

• Kapanış toplantısı aşamalarından oluşur.

Tüm standartların aşama 2 denetimlerinde ilgili standardın tüm maddelerini kapsayacak şekilde denetim gerçekleştirilir. Aşama 1 de incelenenlerin aynısını incelemek her zaman gerekmez. Eğer Aşama 1 sırasında denetim ekibi incelemenin tam olduğuna karar verirse, artık o konular Aşama 2 de incelenmeyebilir. Eğer aşama 2 ye katılacak denetim ekibi aşama 1 dekinden tamamen farklı ise bu durumda Aşama 2 sırasında incelenen kısımların gözden geçirmesi yapılabilir.

2.2.3 Denetimin Raporlanması

Baş Denetçi Aşama 2 denetim raporunu Belgelendirme Müdürüne vermekle yükümlüdür.

• Açılış ve kapanış toplantısı kayıt altına alınır (FR.BEL.30)

• İlgili standardın Aşama 2 Denetim Checklist’i doldurulur.

• Varsa uygunsuzluk, Uygunsuzluk Formu doldurulur. Uygunsuzluk kısmına bakınız.

• Daha sonra bulunan bulguların ve sonuç değerlendirmesinin yapıldığı Denetim Raporu doldurulur. Gözlemler, Denetim Sonuç Kararı,

• Gözetimler için plan yapılır

• Belgelendirme için önerisini belirtir

• Denetim raporu denetim esnasında tamamlanır.

• Etkinliği gösteren örnekler/objektif deliller kaydedilir.

• Denetim raporunda hariç tutmaların neler olduğu ve haklı gerekçeleri denetçiler tarafından açık yazılmalıdır.

• Denetim raporlarında İç denetim ve ygg değerlendirmesi (Aşama 1 denetim raporu için) denetçi tarafından açık yazılmalıdır. Kabul veya red olup olmadığı denetçi tarafından belirtilmelidir.

• Denetim raporunda denetçi tarafından, Gözlemler, iyileştirmeler ve firma hakkında genel özet kısımları yazılarak değerlendirilmelidir. Bu kısımlar boş bırakılmamalıdır.

• Örnekler referanslarla tanımlanır.

• Denetim raporunda denetim ekibi tarafından Müşteri Saha adresleri denetimi yapıldıysa, raporda denetlenen saha detayları açık yazılmalıdır.

• Raporun; açık, net ve gerçekçi olduğundan emin olunmalıdır.

Aşama 2 denetimi sırasında denetim heyetinin tespit ettiği bulgular firmaya rapor halinde sunulur. Aşama 2 denetiminde bulunan uygunsuzluklar ve gözlemler dökümante edilir ve firmaya verilir

Denetimler sonrasında, tespit edilmiş olan BÜYÜK ve KÜÇÜK uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme veya belgenin kullanımı kararı için Belgelendirme Komitesine belgelendirme önerisinde bulunulmaz. Denetçi/Baş denetçi TL.BEL.06 Denetçi ve Teknik Uzman Nit. Ve Atama Talimatına göre periyodik değerlendirmeleri yapılarak FR.BEL.41 BaşDenetçi-Denetçi-Denetçi Adayı İzleme Formuna LS.BEL.04 de verilen Gözlemci Denetçi listesindeki kişiler tarafından değerlendirilerek kayıt altına alınır.

Müşteri Aşama 2 nin son gününden sonra 6 ay içerisinde tespit edilmiş olan uygunsuzlukların düzeltme faaliyetlerini yerine getirdiğini doğrulamayaz ise belgelendirme tavsiyesi verilmez. Yeni bir Aşama 2 gerçekleştirilir.

2.2.4 Tespit edilmiş olan Büyük ve Küçük uygunsuzlukların tamamen kapatıldığının teyit edilmesinden sonra,

• Denetim Raporu,

• Düzeltici Faaliyet Planı,

• Çalışma Dokümanları,

Varsa denetime ilişkin kayıtlar ve ekleri, Belgelendirme Müdürüne teslim edilir.

Belgelendirme Komitesi tarafından Raporun Gözden Geçirilmesi

• Açık, okunaklı ve sade olmalıdır.

• Eksiklikler denetçi geri besleme formuna kaydedilir.

• Belgelendirme Müdürü tarafından Baş denetçi değerlendirilerek, Baş denetçi değerlendirme formuna kayıt edilir.

• Yetersiz bulunan denetçiye tekrar eğitim verilir. TL.BEL.06 talimatına göre denetçi, uzman değerlendirmeleri Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır.

• Yapılan denetimde yeterli bulguların denetim ekibi tarafından belirtilmiş olması,

• Rapor ile denetim ekibi tarafından verilen bilgiler ilgili standart ve kapsamda belgelendirme yapmaya yeterli olması,

• Uygulanabilir yasal şartların denetlenmiş olması,

• Denetime uygun denetim planının yapılmış olması,

• Önerilen belgelendirme kapsamı abul edilebilir ve bu kapsamdaki tüm faaliyetlerin denetlenmiş olması,

• Eğer akredite bir belgelendirme isteniyor ise bu kapsam İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME akreditasyon kapsamlarının içermesi,

• Denetim ekibinin gidilen denetim için yeterli ve uygun koda sahip olması,

• Denetim süresinin yeterliliği,

• Gerçekleşen denetim raporu İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME raporlama standartlarına uygunluğu.

• Uygunsuzluğun doğru sınıflandırılması ve objektif delilllerin yeterliliği,

• Gözden geçirme kayıtları denetim raporunun denetimin kurallarına uygun ve denetim kriterine uygun yapıldığını anlamlı bir şekilde ortaya koyuyor olmalıdır. Gözden geçirme sırasında ayrıca denetim sırasında kaydedilen uygunsuzlukların nedenleri, Müşteri kök nedenleri belgelendirme kapsamına uygunluğu, doğru uygunsuzluk kategorisi gore belirtilmiş olması gerekmektedir.

• Belgelendirme Komitesi denetim sonucunda kapatılmamış bir uygunsuzluk ( büyük veya küçük ) olması durumunda belgelendirme yapılmasına karar vermeyecektir.

• Küçük ve Büyük uygunsuzluklar , ancak ilgili düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin tümü tamamlandıktan sonra denetçi tarafından kapatılır.

Denetim raporu bulguları ve düzeltici faaliyet bilgileri esas alınarak belgelendirme müdürünün tavsiye kararı ile belgelendirme komitesi sertifikanın verilmesine karar verir.

Düzeltici faaliyet planı gözden geçirilip kabul edildikten sonra belgelendirme yapılır.

Performans Değerlendirme TL.BEL.06 talimatına göre Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır.

Şikâyet ve İtirazlar

Denetim prosesi veya denetçi ile ilgili tüm itiraz ve şikayetler Danışma, Şikayet ve İtiraz komitesi tarafından bağımsız olarak değerlendirilir.

Tüm itiraz ve şikâyetlerin analizi yönetimin gözden geçirme toplantılarında gündeme sunulur.

2.3 Takip Denetimi

Aşama 2 denetimi sırasında bulunan uygunsuzluk(lar) var ise bu uygunsuzluk(lar)ın düzeltmesi baş denetçinin kararı ile takip denetimi ile yerinde incelenerek kontrol edilebilir. Bu uygunsuzluk(lar) Büyük veya Küçük olabilir. Genel anlamıyla Büyük uygunsuzluklar takip denetimi ile kontrol edilir. Ama harici durumlar olabilir. Ayrıca bazı Küçük hataların da yerinde kontrol edilmesi gerekebilir. Bu durumda baş denetçinin kararı ile hareket edilir. Takip denetimi temel olarak bulunan uygunsuzluk(lar) için düzeltici/önleyici faaliyeti ve faaliyetin etkinliğini tespit etmek için yapılır. Yalnız bazı durumlarda başdenetçi uygunsuzluk(lar) için etkinliği tespit etmek amaçlı ilgili proses(ler)in tekrar denetlenmesini isteyebilir. Takip denetimi eğer proses veya proseslerin incelenmesi gerektiriyorsa bu proses(ler) Denetim Raporunda belirtilir. Denetim esnasında uygunsuzlukların kapatılmasının yanında denetim notlarına objektif delil kayıtları denetçiler tarafından denetim notları formuna not alınmalıdır.

Belgelendirme Müdürü Yeterli Not ve objektif delil olmadığında Belgelendirme kararı vermeyecektir.

Takip denetimi sonrasında bulunan uygunsuzluklar bu prosedürün Uygunsuzluk kısmında belirtildiği gibi önce onaylanmalıdır.

Takip denetimi bulunan uygunsuzluğun türüne düzeltici faaliyet, Küçük için 1 ay ve Büyük için 3 ay içerisinde yapılmak zorundadır. Bu süre Denetim Raporunda belirtilir.

Düzeltici Faaliyetlerin Doğrulanması

• Organizasyon tarafından düzeltici faaliyet planlanırken, yapılacak faaliyet açık bir şekilde belirtilmelidir. (nasıl sorusuna cevap vermelidir.) Uygunsuzluğun kök nedeni müşteri tarafından açık yazılmalıdır.

• Baş denetçi düzeltici faaliyetin tamamlama süresi için görüş sunmalıdır.

• Uygunsuzluğa bağlı olarak düzeltici faaliyet için ihtiyaç duyulan süre belirlenmelidir. Küçük uygunsuzluklar için 1 ay , Büyük uygunsuzluklar için kapama süresi 3 aydır.

• Duruma bağlı olarak takip faaliyeti için: delillerin sunulması, belirli alan veya tam takip denetiminin yapılması kararı verilmelidir.

• Takip faaliyetin karar verme ile ilgili tüm detaylar raporun ilgili kısmına kaydedilmelidir. Uygunsuzlukların doğru yazılması ve kapamada objektif delillerin net yazılması gerekmektedir. Düzeltici faaliyetin doğrulanmasından sonra belgelendirme prosesi işler.

2.4 Gözetim Denetimleri

2.4.1 Gözetim denetimleri zamanı firma ile görüşülerek firmada varsa yapılan değişiklikler hakkında bilgi alınır. Bunun için Operasyon departmanı tarafından firmaya ücret bilgilendirmesi ile ilgili yazı çekilir. Gerekli bilgiler alındıktan sonra Firmalara Operasyon veya Belgelendirme departmanı tarafından Bilgi güncelleme formu gönderilir. Bu bilgiler Müracaat formuna kaydedilerek varsa değişikliklere göre (aşağıda örnekler verilmiştir) ilgili denetim kısımları değiştirilir.

Proseslerdeki değişiklik (eklenen proses(ler) dış kaynaklı prosesler dahil, çıkartılan proses(ler))

• Çalışan sayısı artma veya azalma

• Kapsam teyidi

• Şube artırımı veya azaltılması

2.4.2 Gözetim denetimleri en azından yılda bir kez yapılır. İlk belgelendirmeyi takip eden ilk gözetim denetimi, Aşama 2 denetiminin son gününe göre planlanır ve bu tarihi geçemez. Gözetim Denetim tarihleri belirlenmesi aşamasında firmanın özel durumu; Deprem, Yangın, Sel Felaketi vb. talepler olması halinde normal denetim tarihinin 2 ay öncesi veya sonrası olmak üzere, belgesi askıya alınmadan planlanabilir. Ekonomik krizden dolayı denetim ertelemek zorunda firma kalırsa, firmanın erteleme ile ilgili haklı nedenleri toplanarak, erteleme 2 ay yapılabilir. Firma erteleme ile ilgili haklı gerekçesini göndermişse, Belgelendirme Müdürü bununla ilgili kararını alarak firmaya ve Operasyon Bölümüne maille veya telefonla bilgi verir. Ve denetim planlanır.

2.4.3 Gözetim denetimleri, firmanın yönetim sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir.

Gözetim denetimi, tüm denetimi içermek zorunda değildir. En az şunları içermelidir;

• İç denetim ve YGG

• Önceki denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesi

• Şikayetlerin ele alınması ve konu ile ilgili yapılan faaliyetler

• Müşterinin amaçları bakımından sistemin etkinliği

• Sürekli iyileştirmede amaçlanan planlı faaliyetlerdeki gelişmeler

• Sürdürülen operasyonel şartlar

• Sistemdeki her değişikliğin kontrolü

• Marka kullanımı / belgelendirmeye yapılan atıflar

2.4.4 Gözetim denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Gözetim denetiminde sadece Aşama 2 denetimi gerçekleştirilir.

Firmanın gözetim denetimi öncesinde ulaşılan bilgiler neticesinde bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikler (prosesteki teknolojik değişiklikler, uyacağı yasal şartların değişmesi veya revize edilmesi gibi durumlar) olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir.

2.4.5 Gözetim denetimlerinin sayısı; Belgelendirme Komitesi kararları, müşteri şikâyetleri, önceki denetimlerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya denetim raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir.

2.4.6 Firma, referans standardın yönetimin gözden geçirmesi ve iç denetim maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, denetim ekibine bu uygulamalara ait kayıtları gözetim denetimlerinde ibraz etmek zorundadır.

2.4.5 Gözetim denetimlerinde bulunan KÜÇÜK uygunsuzluklar 1 ay içinde giderilerek, bildirilmelidir. Eğer 1 ay içinde uygunsuzluk kapatılmazsa belge askıya alınır. Firma eğer düzeltici faaliyetlerle ilgili sürelerinin uzatılması talebinde bulunursa kabul edilebilir gerekçeler sunmak zorundadır. Bu gerekçelerin kabulü Belgelendirme Müdürünün yetkisindedir.

2.4.6 BÜYÜK uygunsuzluk(lar) ise 3 ay içerisinde giderilmelidir. Bu verilen süre içerisinde uygunsuzluk kapatılmaz ise belge askıya alınır.

2.4.7 Gözetim denetimleri sonucunda raporlar belgelendirme komitesine sunulur.

2.4.8 Belgelendirmeye esas teşkil eden model standartların şartlarından, bir önceki denetim raporu ekinde yer alan uygunsuzlukların etkinliği bir sonraki gözetim denetiminde incelenir. Ayrıca birden fazla ürün gerçekleştirme prosesi bulunan kuruluşların proseslerinin tamamı 3 yıllık belge kullanım süresi içerisinde en az bir kez incelenecek şekilde Başdenetçi tarafından kuruluşa ait denetim planına alınır.

2.4.9 Belgelendirme veya Belge yenileme denetimini gerçekleştiren Baş denetçi, gerçekleştirilecek olan 2 ara denetim için de öngörü planını Denetim Raporunda belirtir. Gözetim denetimini gerçekleştiren Baş denetçi de bir önceki belirlenmiş olan planı dikkate alarak bir sonraki gözetim denetimi için öngördüğü planı Denetim Raporunda işaretler. Eğer herhangi bir işaretleme yapılmaz ise bu durum ilk belgelendirme denetiminde yapılan planın geçerli olduğunu belirtir. Baş denetçiler tarafından iki gözetim denetiminde ilgili standardın tüm maddelerinin incelenmesi sağlanır.

2.4.10 Gözetim denetimleri diğer yönetim sistemi denetimleri ile birleştirilerek yapılabilir. Bu durumda rapor her bir yönetim sistemi ile alakalı bulguları gösterecek şekilde olmalıdır.

2.5 Yeniden Belgelendirme Denetimi

2.5.1 Belge geçerlilik süresi olan üç (3) yılın sonunda, firmaların yönetim sistemlerinin ilgili standardın gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının garanti altına alınması için belge yenileme denetimi gerçekleştirilir.

2.5.2 Belge yenileme saha denetimi sırasında dikkat edilecek hususlar şunlardır:

• Sistemin tüm elementleri arasındaki etkileşimin etkinliği

• Operasyonel değişiklikler ışığında sistemin tamamının etkinliği

• Sisteminin etkinliği ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüt

2.5.2.1 Belge yenileme denetimi, kuruluşun geçmiş performansı ve zayıf noktaları da dikkate alınarak, belgelendirme denetimlerinde incelenen tüm konular (sistem dokümanları ve saha denetimi içeren) incelenecek şekilde uygulanır.

2.5.2.2 Yeniden belgelendirme periyodunun planlanması 3 seneyi geçmemesi gerekir.

2.5.3 Yeniden Belgelendirme denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Tek aşamalı olarak gerçekleştirilir. Eğer firmanın yeniden belgelendirme denetimi öncesinde ulaşılan bilgilerine göre bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikleri olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir.

2.5.4 Belge yenileme denetimlerinde, denetim sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltici faaliyetlerin takibi, belgelendirme denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir. Düzeltici faaliyetlerin kapatılması için Büyüklerde 3 ay ve Küçüklerde 1 aydır.

Ancak firmaya tanınan sürenin firma belge süresinin dolma süresini geçmemesine özen gösterilmelidir.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-7

2.6 Özel Denetimler

2.6.1. Değişiklik denetimleri,

2.6.1.1 Firma Unvanının Değişmesi, Firma Faaliyet Kapsamının değişmesi, Firma Adresi ve Şubelerinin Değişmesi gibi değişikliklerin kontrolü amacıyla gerçekleştirilen denetimlerdir. Değişiklik denetimlerinden önce eğer firmanın resmi statüsü değişmiş ise (adres, unvan vs.) hizmet sözleşmesi yenilenir.

2.6.1.2 Değişiklik talepleri firmalardan yazı ile alınır, operasyon müdürü tarafından doküman incelemesi ya da saha denetimi yapılıp yapılmayacağı kararı verilir ve firmaya yazılı olarak bildirilir.

2.6.1.3 Dokümanlar ve denetim raporu belgelendirme komitesi tarafından uygun görüldüğü takdirde değişiklik yapılır. Yeni belge düzenlenerek firmaya teslim edilir. Firmanın değişiklik talebi uygun görülmemişse firmaya yazı ile bildirilir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

a) İsim Değişikliği: Firmanın üst yönetiminde değişiklik olmadan sadece firma ismi değişiyorsa bu durumda yerinde denetim yapılmadan gerekli resmi evrakların tekrar alınması gerekir. Bu tür durumlarda yerinde denetime gerek kalmaz. Yalnız sertifikanın tekrar basılması gerekir. Ücretlendirme, Denetim Süresi ve Ücretlendirme Talimatına göre yapılır. Firmanın var olan altyapı hafızasındaki bilgileri revize edilir. Firmanın üst yönetiminde değişiklik olduğu takdirde, başka ne tür değişiklikler olduğu ile ilgili bilgi istenir. Bilgi Güncelleme formu gönderilerek, alınan cevaplara göre (üst yönetimin sisteme müdahalesi, katılımı, proseslerdeki değişiklik vb. tekrar denetim yapılmasını gerektirir.) yerinde denetim yapılıp yapılmayacağına karar verilir.

b) Kapsam değişikliği: Kapsam değişikliği ve adres değişiklik denetimlerinde doküman incelemesinin yanında, kapsam ve denetim yerine bağlı olarak gereken sürede saha denetimi gerçekleştirilir ve Denetim Raporu ile kayıt altına alınır. Sahada yapılan denetimler değişikliğin boyutuna göre planlanır. Burada yapılan değişikliğin hangi prosesleri etkileme durumu olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

c) Bu değerlendirmede 1. Aşama denetimi gerektirip gerektirmediği değerlendirilir. Denetim süresi belirleme ve Ücretlendirme talimatı dikkate alınarak değişiklik hangi maddeleri kapsıyor ise denetim adam gün sayısı hesaplanır.

d) Adres değişikliği: Adres değişikliği için denetim yapılmaz. Belgelendirilmiş firmaya Bilgi Güncelleme Formu gönderilir. Firmadan Bilgi Güncelleme Formu ile birlikte güncel resmi evraklar istenir. Belge, Belgelendirme Prosedürüne uygun olarak revize edilerek belgelendirilmiş firmaya gönderilir. Revize edilen belgenin sertifika geçerlilik tarihi ve belgelendirme periyodu bitiş tarihi değiştirilmez. Gözetim Denetiminde yapılan adres değişikliği teyit edilir. Şayet firmanın adresi ile birlikte kapsamı (EA, NACE kodları) değişiyorsa, b) Kapsam Değişikliği maddesindeki süreç işletilir.

e) Saha eklenmesi veya azaltılması: Saha Standard isteğinde bulunuluyorsa sahanın firma kapsamında hangi prosesleri gerçekleştirdiğine göre işlem yapılmalıdır. Ör: Depolama için ayrı sahası bulunan firma bu sahanın kapatıldığı bildiriyorsa, depolama işleminin proses olarak kaldırıldığı mı yoksa depo işleminin var olan diğer sahalardan birine mi taşındığı irdelenir. Eğer firma depolama işlemini bırakıyorsa bu durumda kapsam değişikliği denetimi ile birlikte planlanır. Eğer firma depolama işlemini başka bir var olan ve önceden denetlenmiş bir sahaya taşıyorsa bu durumda da belge üzerinde o saha ile ilgili proses kapsamında değişiklik yapmak gerektiğinden bu prosesin nasıl adapte edildiğine dair bulguları görmek için taşıma yapılan sahada inceleme yapmak gerekir.

Saha artırımı isteğinde bulunan firma içinde yine bu sahada hangi prosesleri yerine getirdiğine dair bilgiler alındıktan sonra planlama yapılır. Eğer yeni eklenen saha diğer sahalar ile aynı işi yapıyorsa bu durumda sadece o sahanın ve merkezin (Operasyon Müdürü kararına göre merkez ofis için doküman incelemede olabilir) denetimi gerçekleştirilerek denetim sonuçlandırılabilir. Ama firmanın yeni açtığı saha diğer sahaları etkileyecek pozisyona sahip ise bu durumda firmanın diğer sahalar ile ilgili yaptığı çalışmaların kanıtı da istenerek, denetim sadece yeni açılan saha da gerçekleşebilir. Bu karar yine Operasyon Müdüründedir. Operasyon Müdürü isterse firmanın yaptığı çalışmaların etkinliğini görmek amaçlı diğer bazı saha(lar) için de denetim talebinde bulunabilir. Bu durum aşağıda da belirtildiği üzere firmanın periyodik denetim zamanına getirilmeye çalışılır.

Bu denetimler öncesinde Planlama Sorumlusu Müracaat Formunun ilgili bölümlerini doldurulur ve gerekliyse firma ile olan kontrat resmi firma bilgilerine göre yenilenir veya ek denetimler için Denetim Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına göre belirlenen ücret üzerine ek sözleşme imzalanır.

Bu tür denetimlerin tercihen firmanın ara denetimi ile birlikte yapılması tercih edilmelidir. Bu müşteri için extra maliyetlerin kısılması demektir. Bunun için ara denetim tarihinde prosedürleri aşmamak kaydı ile öne alma veya öteleme gibi ayarlamalar müşteri memnuniyeti açısından yapılabilir.

2.7 Kısa Süreli – Haberli Denetim/Tetkik

2.7.1 Belgelendirme firması, kendisinden belgeli kuruluşlara ihtiyaç halinde kısa süreli haberli denetimler düzenleyebilir.

2.7.2 Bu durumun oluşabileceği konular aşağıda verilmiştir.

• Herhangi bir şikayetin araştırılması durumunda

• Akreditasyon kurumu isteğinde,

Herhangi bir şikayetin araştırılması durumun da, şikayete konu olan durum ile ilgili proses ve kişilere yönelik denetim planlanır. Denetim sadece şikayet üzerinde yol haritası çıkarılarak yapılır.

2.7.3 Denetimin yapılmasının planlanması durumunda belgeli müşteri önceden haberdar edilir. Denetimin kapsamı önceden belirlenir ve müşteriye bilgi verilir. Denetim ekibinin oluşturulması, denetim kapsamına göre belirlenir. Müşteriye ekip ile ilgili bilgi verilir.

2.7.4 Denetim sonuçları, denetim bulgularını içerecek şekilde raporlanır. Belgelendirme Komitesi gündemine alınır.

2.8 Transfer Denetimi

Kuruluşların transfer başvuruları, Müşteri Temsilcisi tarafından, Belgelendirme Başvuru Formu ile alınır, kontrol edilir ve transfer teklifinin verilmesi amacıyla, Belgelendirme Müdürlüğü’ne iletilir.

Transfer işlemi, yalnızca IAF MLA anlaşması kapsamındaki akreditasyon kuruluşları tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarından gelen başvurular için uygulanır. Diğer belgelendirme kuruluşları transfer için başvuruda bulunursa yeni müşteri olarak ele alınırlar ve belgelendirme süreçleri ilk belgelendirme aşamasından başlatılır.

Transfer için, kuruluşun sistem dokümanları ve önceki belgelendirme kuruluşunun yapmış olduğu denetim kayıtları talep edilir, incelenir ve kuruluş ziyareti yapılır. Firma transfer için uygunsa sözleşme yapılarak gözetim denetimi süreci başlatılır.

Yapılan incelemede aşağıdaki durumlar değerlendirilerek kayıtları Transfer Belgelendirme Başvuru Gözden Geçirme formu’unde tutulur.

• İlgili kuruluşun faaliyetlerinin, ISQ’ nun hizmet kapsamında yer alıp almadığı,

• Transferin nedenleri,

• Belgenin akredite olup olmadığı,

• Mevcut belgelendirmenin geçerliliği,

• Önceki belgelendirme, gözetim ve/veya yeniden belgelendirme denetimi raporları ve bunların sonucunda ortaya çıkan uygunsuzluklar,

• Alınan şikâyetler ve yapılan işlemler,

• Belgelendirme çevrimindeki güncel durum,

• Yasal kuruluşlar ile herhangi bir ilişki.

Askıya alınan veya askıya alınma tehlikesi içindeki kuruluşların transfer başvuruları kabul edilmez. Transfer için başvuran kuruluşun sistem dokümanlarında tespit edilen uygunsuzluklar, yazılı olarak ilgili kuruluşa bildirilir. Ortaya çıkmış olan uygunsuzlukların, mevcut belgelendirme kuruluşu tarafından, transfer denetimi öncesi kapatılmış olması gerekir. Bu incelemeler sonucunda bir takım şüpheler oluşması durumunda, başvuran kuruluş, yeni müşteri olarak değerlendirilir veya sorunlu olduğu belirlenen alanlarda yoğunlaşan bir denetim gerçekleştirilebilir.

Önceki belgelendirme kuruluşunun, iş ilişkisini sonlandırmış, akreditasyonu sona ermiş, askıya alınmış yada geri çekilmiş ise belgelendirme süreçleri ilk belgelendirme aşamasından başlatılır.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-5

2.9 Uygunsuzluklar

Uygunsuzlukların türüne göre başdenetçi firma ile görüşerek tahmini kapatma tarihini belirler. Bu süre tamamen firmanın denetiminde bulunan uygunsuzlukların kapatılması için firmanın düzeltici faaliyeti gerçekleştirme süresine göre belirlenir.

Bulunan uygunsuzluklar için firmanın kapatmaları istenir. Başdenetçi veya denetim ekibi veya İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME Operasyon Müdürü veya Belgelendirme Müdürü tarafından bu uygunsuzlukların onaylanması gerekmektedir ve onay firmaya yazılı olarak bildirilir (Baş denetçinin onaylaması tavsiye edilir. Gecikme yaşanacağı durumlarda ilgili yönetim sistemi denetçisi olan Operasyon Müdürü veya Belgelendirme Müdürü onaylayabilir).

Denetim ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısında; denetim sonucunda elde edilen bulgular gözden geçirilir.

Varsa ilgili standart(lar)ın şartlarından ve firmanın sistem dokümanlarından sapmalar tespit edilir ise uygunsuzluklar, Denetim Uygunsuzluk Formlarında Büyük veya Küçük şeklinde tanımlanarak, baş Denetçi veya Denetçi tarafından imzalanır.

Firmanın Denetim Uygunsuzluk Formlarını imzadan kaçınması durumunda Baş Denetçi, bu durumu raporunda belirterek Denetim Uygunsuzluk Formlarını, Belgelendirme Müdürüne ve bu yolla Belgelendirme Komitesine sunar.

• Büyük Uygunsuzluk: Bu tür uygunsuzluklar genellikle takip denetimi gerektiren uygunsuzluklardır. Yinede bu karar başdenetçinin vereceği karara bağlıdır. Başdenetçi uygunsuzluğun kapatılması için etkinliği doküman inceleme şeklinde yapılabileceğine karar verebilir. Bu tür uygunsuzluklar için verilen maksimum süre 3 aydır.

• Küçük uygunsuzluk: Bu tür uygunsuzluklar genellikle doküman inceleme ile kapatılabilecek uygunsuzluklardır. Yinede bu karar başdenetçinin vereceği karara bağlıdır. Başdenetçi uygunsuzluğun kapatılması için etkinliği takip denetimi ile yerinde görme şeklinde yapılabileceğine karar verebilir. Bu tür uygunsuzluklar için verilen maksimum süre 1 aydır.

• Gözlem: Bunlar hiçbir uygunsuzluk türüne girmediği için firmadan bunları kapatması veya bunlarla ilgili çalışma yapması beklenmez. Yalnız bu yazılan gözlemler için firmanın yaptığı çalışmalar, sürekli iyileştirme çerçevesinde ara denetim/yeniden belgelendirme denetimlerinde denetlenmelidir.

Uygunsuzlukları yazarken Denetçiler aşağıdakilere dikkat etmelidir;

• Her zaman standartta belirtilen terim ve tanımlar kullanılır.

• Rapor diğer denetim heyeti tarafından da gözden geçirilir.

• Şu kadar Küçük bir Büyük (örnek 7 Küçük = 1 Büyük) eder diye herhangi bir standart / kural yoktur.

• Uygunsuzlukları destekleyen objektif delillerin yeterli olduğundan emin olunmalıdır.

• Uygunsuzluğa bağlı olarak düzeltici faaliyet için ihtiyaç duyulan süre belirlenmelidir. Küçük uygunsuzluklar için 1 ay , Büyük uygunsuzluklar için kapama süresi 3 aydır.

• Uygunsuzluk formunda kök nedenin açık yazılması konusunda denetim ekibi tarafından müşteri uyarılarak kontrol edilmelidir.

• Uygunsuzluklarla ilgili muhakkak müşteri teyidi alınmalıdır.

• Uygunsuzluklar muhakkak açık bir şekilde objektif delillerle desteklenmelidir.

• Aynı prosesde örn: üretim prosesinde birkaç tane uygunsuzluk ( Küçük) var ise tek uygunsuzluk olarak (Büyük) tanımlanarak yazılabilir.

• Gözlemler açık ifade edilmelidir, Küçük uygunsuzluk statüsünde olmamalıdır.

3 Denetim Ile İlgili Dokümanlar

 FR.BEL.23 Denetim Görevlileri- Uzman- Komite Üyesi- Çalışan-Tedarikçi Gizlilik Sözleşmesi

 FR. BEL. 24 Başvuru Formu

 FR. BEL. 25 Denetim Plan Formu

 FR. BEL. 26 Belgelendirme Sözleşme

 FR. BEL.28 Müracaat Formu

 FR. BEL. 29 Denetim Ekibi Bildirim Formu

 FR. BEL. 30 Açılış-Kapanış Toplantısı Kayıt Formu

 FR. BEL. 31 ISO 9001 Aşama 1 Denetim Raporu denetim Seti

 FR. BEL. 32 ISO 9001 Aşama 2 Denetim Raporu Denetim Seti

 FR. BEL. 35 Denetim Uygunsuzluk Formu

 FR. BEL .38 Belgelendirme Karar Formu

 FR. BEL. 40 Baş Denetim Görevlisi Değerlendirme Formu

 FR. BEL.41 Baş Denetçi- Denetçi – Denetçi Adayı İzleme Formu

 FR. BEL. 43 Belgelendirme Takip Formu

 FR.BEL.66 Yıllık Gözetim Ödeme Bildirim Formu

 FR.BEL.57 Bilgi Güncelleme Formu

 ISO 19011 Denetimler için Kılavuz, EA 7/01 Kılavuz

 TL. BEL.05 Logo Kullanma Talimatı

 TL. BEL. 06 Denetçi ve Teknik Uzman Nitelendirme ve Atama Talimatı

 TL. BEL. 12 Denetim Talimatı

 IAF MD-1, IAF MD-2, IAF MD-3, IAF MD-5, IAF MD-11, IAF MD-12, IAF MD-17, IAF MD-19 gibi.

Yeterince Bilgi Aldınız Mı ?

Başvuru Yapmak İster Misiniz ?

Uygun fiyat ve kaliteli hizmeti sağlamak için sizi bekliyoruz...

ISO 9001 Galerisini İncelediniz mi ?

Hemen İncele

Bloğumuzdaki Güncel Makaleleri İncele

Hemen İncele

Periyodik Kontrol ve Muayene ihtiyacınız mı var ?