Madde:6-Planlama

Güncel ISO 9001 gelişmelerine buradan ulaşabilirsiniz...

Madde:6-Planlama

Planlama kapsamı öncelikle “plan” teriminin ortaya konması ile başlamaktadır.

Plan,

Amaca ulaşmada izlenecek yol ve uygulama türleri bütünüdür.

Planlama ise;

Liderin ileriye bakmasına ve kendine açık olan seçenekleri bulmasına yardım eden bir süreçtir.

Planlama kapsamı temel planlama ve geniş planlama anlamında olmak üzere iki biçimde tanımlanabilir.

Temel planlama, ne, neden, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma süreci olarak tanımlanmaktadır.

Geniş planlama ise, mevcut veriler ve gelecekteki muhtemel gelişmelerle belli bir amaca ulaşmada izlenecek yolu gösteren süreç olarak tanımlanmaktadır.

Planlama, yönetim sistemi sürecinin aşamalarından birisi olan önemli bir fonksiyondur. Diğer yönetim sistemi süreç aşamalarının başarısı da her şeyden önce iyi bir planlamaya bağlıdır. Kuruluşların gittikçe büyüyerek daha karmaşık bir yapıya erişmesi, sürekli ve hızlı değişen dinamik pazar yapısı, yoğun rekabet ortamı, stabil olmayan ekonomik koşullar ve gelişen teknoloji günümüzde planlamanın önemini fazlasıyla artırmıştır.

Plansız etkin bir yönetim sistemi düşünülemez. Planlama tüm kuruluş fonksiyonlarının yönetim süreçlerini kapsamaktadır. Kuruluş liderleri için kapsamlı temel planlar ve daha ayrıntılı özel planlar hazırlanabilir.

Yönetim Sistemi Planlama, Stratejik Planlama

Yönetim sistemlerinde planlar, kısa, orta ve uzun vadeli olmak üzere belirli periyodlar için hazırlanır. Kısa süreli planlar, 1 yıla kadar olan zamanı; orta süreli planlar 1 ila 5 yıllık zamanı ve uzun süreli planlar ise 5 yıldan fazla genellikle süreleri kapsarlar. Ancak kalite yönetim sistemi ulaşılabilirlik ve realite açısından kısa vadeli plana öncelik ve önem verir.

Başarılı bir planlama nasıl olur ?

Sorunun cevabı her şeyden önce planı hazırlayan liderin, bilgi, tecrübe, zekâ düzeylerine, yeteneklerine ya da kısaca liderlik nitelik ve özelliklerine bağlıdır. Planlama faaliyetindeki zorluklar, ileri görüş fonksiyonudur. Planların hazırlanma sürecinde uygun faaliyetlerin tahmin edilmesi veya öngörülmesi gerekmektedir. Planlama sürecinin başarısı buna bağlıdır. Etkin bir planlamanın oldukça güç bir konu olduğunun bilinmesi gerekir.

Gelecekte yakalanmaya çalışılan amaç, belirsizlik, değişiklik, risk ve fırsat faktörleri ile karşı karşıya gelinmesi, planlama tahminlerini güçleştiren önemli nedenlerdendir. Belirsizlik faktörleri arasında, yönetim becerileri, kriter düzenlemeleri, gelecekteki teknolojik değişmeler, moda, mevsimlik ve ekonomik, yapısal değişimler önemli sonuçlar doğurabilir. Liderler, belirsizlik faktörlerinin etkilerini yok etmede ya da etkilerini asgariye indirmede önemli rol oynarlar. Kuruluşta iyi bir finans/istatistik-veri işleme vb. lideri bütçeleme sisteminin varlığı ve sağlıklı istatistiksel verilerin kullanılması mevcut durumları değerlendirme ve gelecekteki belirsizliklerin ortaya çıkma olasılıklarının tahmininde de rol oynarlar.

Planlama tahminde, başta mevcut veriler, istatistiksel tahmin yöntemleri olmak üzere, birçok bilimsel tahmin yöntemlerinden yararlanılmaktadır.

Planların periyotları kısaldıkça başarı seviyesi yukarı çıkmaktadır.

PLANLAMA SÜRECİ AŞAMALARI

Planlama süreci de kendi içerisinde aşamalardan oluşur. Bu aşamalar:

Plan Amaçlarının Tespit Edilmesi Aşaması

Planlama işleminde ilk hareket noktası, kuruluşun ana ve yan amaçlarının anlaşılabilir ve net bir şekilde belirlenmesidir, kuruluşun ana amaçlarını üst yönetim fonksiyonları belirler. Bazı ana ve yan amaçları amaçları da yönetim tarafından belirlenir.

Stratejik Planlama Süreci

Bu süreçte yönetim, işletmenin bağlamı, iç ve dış hususlar ve ilgili tarafları tespit eder. Bunu tespit için kuruluşun bağlamı veri ve bilgileri toplanarak değerlendirilir.

Alternatiflerin Belirlenmesi ve Karşılaştırılması

Mevcut kuruluş imkanları çerçevesinde amaçlara ulaşmak için ana yol haritaları ve alternatiflerin araştırılıp belirlenmesine ve sonraki aşamada da tespit edilen seçenekler arasından seçim için karşılaştırılma yapılır.

Uygun Seçeneğin Belirlenmesi

Uygun seçeneğin seçimi için plan yapan lider, bu aşamada karara ulaşır. Bu karar, belirlenen seçeneklerin karşılaştırılması sonucu bunlardan amaçlara en uygun olanının seçilmesi olduğu gibi plandan vazgeçme ya da erteleme biçimde olumsuz nitelikte ortaya çıkabilir. Uygun seçeneği belirlemenin, yapılan araştırma ve incelemeler doğrultusunda olması şarttır. Optimum zaman ve iş gücü gereken seçenek uygun olan tercih seçeneği olmalıdır.

Plan Amaçlarının Tespit edilmesi

Plan prosesinde amaçlara ve mevcut imkanlara uygun seçenekler belirlendikten sonra yapılması gereken faaliyet, plan amaçlarının da tespit edilmesidir. Amaçlara ulaşmak için hazırlanan temel plan çerçevesinde alt planlar da hazırlanmalıdır.

Planın Girdi-Çıktı Kontrol Denetimi

Yönetim Sistemi Planlama sürecinde ulaşılan nihai aşama, planın uygulamasından elde edilen sonuçların yani plan çıktısının girdi amaçları ile karşılaştırılması olmalıdır. Bu durumlar arasında bir fark varsa oluşmuş ise bunlarla ilgili nasıl önlemler alınacağı veya yapılacak düzeltme ve iyileştirmelerin belirlenmesi gerekir. Plan girdi-çıktı denetimlerine tabi tutulmaz ise kağıt üzerinde gereklerin karşılandığı kara düzen bir bilgi niteliğinden öteye geçemez ve kuruluşa katkı sağlamaz.

ISO 9001 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ PLANLAMASI

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi planlama kriterinin karşılanması için yapılması gereken plan unsurları 3 madde de anlatılmaktadır.

Bu maddeler;

iso 9001 standart madde:6 planlama içerik

1- Risk ve fırsatları belirleme faaliyetleri

1.1- Kuruluş, kalite yönetim sistemini planlarken, “Kuruluş, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonucuna/sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen, iç ve dış hususları tayin etmelidir. Kuruluş bu iç ve dış hususlarla ilgili bilgiyi izlemeli ve gözden geçirmelidir” Standart maddesi ve “Kuruluş, müşteri ve uygulanabilir birincil ve ikincil mevzuat hükümlerini karşılayan ürünleri ve hizmetleri düzenli olarak sağlama yeteneğine etkisi veya potansiyel etkisinden dolayı, aşağıdakileri belirlemelidir:

a) Kalite yönetim sistemi ile ilgili tarafları,

b) Bu ilgili tarafların kalite yönetim sistemi ile ilgili şartları,

Kuruluş, bu ilgili taraflar hakkındaki bilgileri ile bu tarafların şartlarını izlemeli ve gözden geçirmelidir” standart maddesindeki şartları ve aşağıdakilere atıfta bulunması gereken risk ve fırsatların tayinini değerlendirmelidir:

• Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktısına/çıktılarına ulaşabileceğine güvence vermek;

• İstenen etkileri geliştirmek,

• İstenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak,

• İyileşmeye erişim.

1.2- Kuruluş aşağıdakileri planlamalıdır:

a) Bu risk ve fırsatları belirleme faaliyetlerini,

b) Aşağıdakileri nasıl yapacağını:

b.1) Faaliyetleri kalite yönetim sistem prosesleri içerisine nasıl entegre edeceği ve uygulayacağını,

b.2) Bu faaliyetlerin etkinliğini nasıl değerlendireceğini.

Risk ve fırsatları ele alma faaliyetleri, ürün ve hizmetlerin uygunluğuna potansiyel etkisi ile orantılı olmalıdır.

2- Kalite amaçları ve bunlara erişmek için planlama

2.1- Kuruluş, kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan ilgili fonksiyon, seviye ve proseslerde kalite amaçlarını oluşturmalıdır.

Kalite amaçları:

Kuruluş, kalite amaçlarını dokümante edilmiş bilgi olarak muhafaza edecek şekilde aşağıdaki içerikle oluşturmalıdır;

a) Kalite politikası ile uyumlu olmalı,

b) Ölçülebilir olmalı,

c) Uygulanabilir şartları dikkate almalı,

d) Ürün ve hizmetlerin uygunluğu ve müşteri memnuniyetini arttırmaya uygun olmalı,

e) İzlenmeli,

f) Duyurulmalı,

g) Uygun şekilde güncellenmelidir.

2.2- Kalite amaçlarına ulaşmak için planlama yaparken, kuruluş:

a) Ne yapılacağını,

b) Hangi kaynakların gerekeceğini,

c) Kimin sorumlu olacağını,

d) Ne zaman tamamlanacağını,

e) Sonuçların nasıl değerlendirileceğini tayin etmelidir.

3- Değişikliklerin planlanması

Kuruluş kalite yönetim sisteminde değişiklik ihtiyacı tespit ederse, değişiklikler planlı şekilde Gerçekleştirilmelidir.

Kuruluş aşağıdakileri değerlendirmelidir:

• Değişikliklerin amaçları ve potansiyel sonuçlarını,

• Kalite yönetim sistemini bütünlüğünü,

• Kaynakların varlığını,

• Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi veya yeniden belirlenmesini.

#Madde:1-Kapsam, #Madde:2-Atıf Yapılan Standartlar, #Madde:3-Terimler ve Tanımlar, #Madde:4-Kuruluşun Bağlamı, #Madde:5-Liderlik, #Madde:6-Planlama, #Madde:7-Destek, #Madde:8-Operasyon, #Madde:9-Performans Değerlendirme, #Madde:10-Sürekli İyileştirme

Yeterince Bilgi Aldınız Mı ?

Başvuru Yapmak İster Misiniz ?

Uygun fiyat ve kaliteli hizmeti sağlamak için sizi bekliyoruz...

ISO 9001 Galerisini İncelediniz mi ?

Hemen İncele

Bloğumuzdaki Güncel Makaleleri İncele

Hemen İncele

Periyodik Kontrol ve Muayene ihtiyacınız mı var ?