İçindekiler
- ISO 9001 in Gelişim Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Standardı Madde Aşamaları
- ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Kurma Süreçleri Aşamaları (Kurulum Aşamaları),
- ISO 9001 Belgesi (Alınması) Başlangıç Aşaması
- ISO 9001 Belgesi Belgelendirme Aşaması
- ISO 9001 Belgesi PUKÖ Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Amaç Özellik Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Stratejik Analiz Süreç Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Süreç Yönetim Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi SWOT Analiz Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Risk Yönetim Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Proje Yönetim (Süreç) Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Yönetim Örgütlenme Süreç Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Tasarım Süreci Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Satın Alma Süreç Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi İç Tetkik Süreç Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi YGG (Yönetim Gözden Geçirme) Toplantısı Süreç Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Problem Çözme Süreç Aşamaları
- ISO 9001 Belgesi Süreç İyileştirme Aşamaları
Yapmak istediğimiz her işte plan, proje vb. faaliyetleri yapmasak ta işin gerçekleşmesi bazı aşamalara tabi olmaktadır.
Yapılacak bir iş için önce düşüncesi, hayali, sonra gerçekleştirme için gereklilikler ve sonucunda işin gerçekleşmesi gibi aşamaların olduğunu görmekteyiz.
ISO 9001 Belgesi’ nin de alımından uygulamasına, uygulama faaliyetlerinde karşılaşılan sorunlara ve çözüm arayışlarına, uygulama metotlarına, kriterlere, yapıya ve uygunluğun sağlanması faaliyetlerinin tümünün gerçekleştirilmesinde izlenmesi gereken aşamalar söz konusudur.
“Her faaliyet düşünülerek gerçekleştirilmemektedir”.
Gerçekleştirilecek faaliyet ya da ürün için izlenmesi gereken yol ve kriterler bulunmaktadır. Kalite Belgesi Standardı, faaliyetleri aşama aşama yapılandıracak bir süreç yönetiminin gerçekleştirilmesini zorunlu kılar. Gerçekleştirilecek her bir faaliyet ve/veya ürün için kriterlerin karşılanması, kontrol ve izlenebilirliği buna bağlıdır.
Bu bölümde, başka hiçbir yerde bulamayacağınız ISO Belgesi Aşamalarını 19 madde ile derleyerek kapsamlı bir çalışma hazırladık… Kuruluşunuz için ihtiyaç olan ISO 9001 BELGESİ AŞAMALARI’ nı, standart disiplinine uygun olarak hazırlanmış, detaylı bir şekilde ilgili başlıklara tıklayarak ulaşabilirsiniz.
Standart için hazırlanan 19 Temel Aşama aşağıda verilmiştir;
ISO 9001 in Gelişim Aşamaları
Kalite Yönetim Sistem Standardı canlı bir yapıdır. Her canlı yapıda olduğu gibi bir doğuş, ortaya çıkış süreci geçirmiştir. Yönetim sistemi ihtiyaçları doğrultusunda doğan ve gelişen bu standart aşama aşama yıllara bağlı olarak gelişip büyümüştür. Tam anlamıyla bir kalite yönetim sistemi sürecine sonsuza kadar sürecek tüketici talepleri doğrultusunda erişebileceğini ümit ettiğimiz standart 2000 yılı itibarı ile bir yönetim sistemi temeli oluşturmuştur. Yönetim sistemi yapısı süreç içerisinde geri beslemelerle evrilerek 2 adet dönüşüm geçirmiştir. 2008 yılında geçirdiği dönüşüm küçük çaplı olsa da 2015 yılında tam bir evrim yaşamış ve kendini bulmuştur.
Nihai aşamada proses ve risk tabanlı bir yapıya kavuşan standart, kuruluşları doküman stres ve yoğunluğundan da kurtararak liderlerin doğuşuna vesile olmuştur. Süreç yönetim liderleri kendi süreçlerini oluşturarak genel yönetim sürecinin yürümesinde önderlik etmektedirler. Yönetim süreç ve risk tabanlı yapıda bağlam ve amaçları doğrultusunda bilgiye dayalı bir işletim sistemi halini almıştır.
Günümüzde 2 milyona yakın ISO 9001 belgesi, ISO tarafından yapılan araştırma ve istatistiklerde ortaya konmuş olmakla birlikte her geçen gün bu sayının hızla artması tahmin edilmektedir.
Yönetim sistemi 2015 revizyonu ile standardın gelişim süreci bitmemiş olup yine bahsettiğimiz talepler ile oluşan geri beslemeler ile bu gelişim yeni revizyonları doğuracaktır. ISO-Uluslararası Standart Organizasyonunun, standartları 5 yılda bir güncelleme programı dahlinde revizyon çalışmaları yayımdan hemen sonrada komitelere yapılan yeni önerilerle başlamış bulunmaktadır.
Önümüzdeki yıllarda gelecek revizyonlarla kuruluşlara daha iyi bir yönetim sistemi yapısını sağlayacak yeni revizyonlar tüm dünya ve ülkemizde merakla beklenmektedir.
Standardın doğuş ve gelişim sürecinin günümüze gelişimi aşağıda tarihlerine göre sıralanmıştır:
- 1963 MIL-9858 ABD SAVUNMA TEKNOLOJİSİ STANDARDI,
- 1968 AQAP ASKERİ STANDARTLARI,
- 1970 10 CGR 50 NÜKLEER VE SIVI YAKITLI ENERJİ SANTRALLERİ STANDARDI,
- 1971 ANSI N 45.2 NÜKLEER TESİSLER STANDARDI,
- 1973 ASME 3 NCA 4000 KALİTE GÜVENCESİ STANDARDI,
- 1978 ATOM ENERJİSİ SANTRALLERİ İÇİN KALİTE GÜVENCESİ STANDARDI,
- 1979 CSA Z299 1-4 KANADA STANDARDI,
- 1979 ANSI Z-1.15 ABD STANDARDI,
- 1979 BS 5750 İNGİLİZ KALİTE SİSTEMLERİ STANDARDI,
- 1987 ISO 900O SERİSİ KONTROL TABANLI ISO 9001 KALİTE SİSTEM STANDARDI İLK YAYINI,
- 1988 EN 29000 SERİSİ KALİTE STANDARTLARI,
- 1994 ISO 9001 KALİTE STANDARDI KONTROL TABANLI REVİZYONU YAYINI,
- 2000 ISO 9001 KALİTE YÖNETİM SİSTEM STANDARDI REVİZYONU(KALİTE YÖNETİM SİSTEM STANDARTLARI BİRLEŞİMİ VE PROSES TABANLI YAPIYA GEÇİŞ),
- 2008 ISO 9001:2008 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ STANDARDI REVİZYONU YAYINI,
- 2015 ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ GENEL DEĞİŞİM BÜYÜK REVİZYONU YAYINI(PROSES VE RİSK TABANLI YAPI).
ISO 9001 Belgesi Standardı Madde Aşamaları
Kalite yönetim sistemi 10 maddelik bir standart olmasına rağmen 7 aşamalı bir sistem oluşturarak kuruluşların kullanımına sunmuştur.
İlk 3 maddesi giriş, kapsam, atıf yapılan standartlar ve terimler tarifler olarak bilgilendirme yapmaktadır.
Bu bilgilendirmeler 7 aşamadan oluşan diğer 7 madde içerikleri ve uygulama metotlarında istifade edilmek üzere kullanılmaktadır. İlk 3 madde yönetim sistemi için kurulacak bir yapı içermemektedir.
Kuruluşlar bu 7 aşamalı yönetim sistemini uygulayarak kalite yönetim sistemi kazanımlarını sağlayabilmektedirler. Başarıyı elde etmek ya da kazanımların zarara dönüşmesi bu aşamaların gerektiği gibi kurulup uygulanmasından geçmektedir.
Aşama aşama ISO 9001 Belgesi kalite yönetim sistemi basamakları ve genel başlıkları aşağıda verilmiştir.
1. AŞAMA:
- Madde 4, Kuruluşun bağlamı ve alt maddeleri ile gerçekleştirilmelidir.
- 4.1 Kuruluş ve bağlamının anlaşılması
- 4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması
- 4.3 Kalite yönetim sisteminin kapsamının belirlenmesi
- 4.4 Kalite yönetim sistemi ve prosesleri,
2. AŞAMA:
- Madde 5, Liderlik ve alt maddeleri ile gerçekleştirilmelidir.
- 5.1 Liderlik ve taahhüt
- 5.2 Politika
- 5.3 Kurumsal görev, yetki ve sorumluluklar,
3. AŞAMA:
- Madde 6, Planlama ve alt maddeleri ile gerçekleştirilmelidir.
- 6.1 Risk ve fırsatları belirleme faaliyetleri
- 6.2 Kalite amaçları ve bunlara erişmek için planlama
- 6.3 Değişikliklerin planlanması,
4. AŞAMA:
- Madde 7, Destek ve alt maddeleri ile gerçekleştirilmelidir.
- 7.1 Kaynaklar
- 7.2 Yeterlilik
- 7.3 Farkındalık
- 7.4 İletişim
- 7.5 Dokümante edilmiş bilgi,
5. AŞAMA:
- Madde 8, Operasyon ve alt maddeleri ile gerçekleştirilmelidir.
- 8.1 Operasyonel planlama ve kontrol
- 8.2 Ürün ve hizmetler için şartlar
- 8.3 Ürün ve hizmetlerin tasarımı ve geliştirilmesi
- 8.4 Dışarıdan tedarik edilen proses, ürün ve hizmetlerin kontrolü
- 8.5 Üretim ve hizmetin sunumu
- 8.6 Ürün ve hizmet sunumu
- 8.7 Uygun olmayan çıktının kontrolü
6. AŞAMA:
- Madde 9, Performans değerlendirme ve alt maddeleri ile gerçekleştirilmelidir.
- 9.1 İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme
- 9.2 İç tetkik
- 9.3 Yönetimin gözden geçirilmesi
7. AŞAMA:
- Madde 10, İyileştirme ve alt maddeleri ile gerçekleştirilerek 7. Aşamada kalite yönetim sistemi kurulmuş olmaktadır.
- 10.1 Genel
- 10.2 Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet
- 10.3 Sürekli iyileştirme
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Kurma Süreçleri Aşamaları (Kurulum Aşamaları)
Kuruluşlar ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemini kurmak için belirli aşamaları ISO 9001 standardını dikkate alarak aşmak zorundadır.
Standartla uyumlu bir sistem için tüm adımlar zorunlu olarak uygulanmalıdır.
Bu adımlarda ihtiyaç duyulan dokümante edilmiş bilgiyi oluşturmak gerekmektedir. İhtiyaç duyulan standardın istediği dokümanlar madde taleplerinde verildiği gibi, ancak zaruri doküman bilgisi harici kuruluşun ihtiyaç duyabileceği/duyduğu harici dokümanlar da isteğe bağlı oluşturulmalıdır.
Aşağıda aşama aşama verilen bu adımlar Planla-Uygula-Kontrol et-Önlem al (PUKÖ) döngüsü gereksinimlerince A, B, C VE D Aşama süreçleri detaylı olarak verilmiştir.
A. PLANLAMA SÜRECİ
Kalite Yönetim Sistemi Projesinin Oluşturulması ve Dokümante edilmiş bilginin tespiti
1. Üst yönetimin desteği
ISO 9001’ de bahsedilen yönetim tüm insan kaynaklarını kapsamaktadır. Genellikle standart uygulamalarına işveren,/üst yöneticiler katılmak istemezler ancak üst yönetim olarak tanımladığımız bu yapı sisteme dahil olmaz ise standardın başarısı mümkün olmaz.
Üst düzey yöneticilerinizin ISO 9001 sisteminin uygulanması konusundaki bilgi, beceri ve tecrübeleri çok önemlidir. Sistemin iskeletini oluşturur.
Öncelikle daha yüksek önceliğe sahip konular projenizi bir kenara itmeye başlarsa, yönetim taahhüdünüzün ISO 9001 uygulamasını zamanında bitirmenin tek yoludur.
2. Genel Kalite Yönetim Sistemi Projesinin Oluşturulması
ISO 9001 uygulamaları, tanımlanmış proje liderleri/yöneticileri ve proje ekibi oluşturularak proje değerlendirmesi yapılmalıdır.
Genel Proje Planı hazırlanmalıdır.
3. Dokümante edilmiş bilgi ve kayıtların kontrolünün tanımlanması
Politikaları, riskleri, swot vb. analizleri, prosedürleri, planları ve diğer dokümanları oluşturacak liderlerin tanımlanması, onaylama mekanizması ve bunları nasıl güncelleyeceği ve dağıtım yapılacağının belirlenmesi.
Doküman ve Kayıt Yönetimi bilgisi oluşturulmalıdır yada isteğe bağlı bir prosedür oluşturulabilir.
4. Kuruluşun bağlamının tespit edilmesi
ISO 9001 Sisteminin kapsamı, hedefleri ve Kalite Politikası oluşturulmadan önce kuruluşun çalışma biçimini ve yönetim sistem prosesleri ortamının anlaşılması sağlanmalıdır. Daha sonra neler yapılabileceğini ve yapılamayacağını, şirketin gerçek ihtiyaçlarını vb. belirlenmelidir.
Kuruluşun Bağlamını ve İlgili Tarafları ortaya koyan stratejik dokümante bilgi oluşturulmalı yada ve bir Prosedür oluşturulabilir.
5. İlgili tarafların ve gereksinimlerinin belirlenmesi
ISO 9001 Sistemi geliştirirken başlıca girdiler; yönetim sisteminizden kimlerin etkileneceğini ve kimlerin etkileyebileceğini tespit etmek ve bu ilişkili tarafların kuruluştan neler beklediğini belirlenmesi gerekir. Kalite Yönetim Sistemi gereksinimleri belirlendikten sonra yönetim sisteminizi yapılandırılmaya başlanır.
İlgili Tarafları içeren dokümante edilmiş bilgi vb. ya da aynı içeriğin verildiği bir doküman.
6. Kalite Yönetim Sisteminin kapsamının belirlenmesi
Kuruluşun Kalite Yönetim Sistemini uygulayacak prosesleri tanımlanmalıdır. Genel ve alt prosesler olarak tüm kuruluşun kapsamda olduğuna dikkat edilmesi gerekmektedir. Ancak mümkün olmayan durumlarda kapsam ilgili proseslere uygun hale getirilmelidir.
Kalite Yönetim Sistemi Kapsamı bilgisi yada El kitabı oluşturulmak isteniyorsa içeriğinde verilebilir yada uygun tanımlı bir doküman oluşturulabilir.
7. Kalite politikasının oluşturulması
Yönetimin, kuruluşun amacını ve bağlamını yansıtan bir Kalite Politikası geliştirmesi ve stratejik yönü ve Kalite Yönetim Sisteminin sürekli geliştirilmesi konusundaki taahhüdü içeren bir politika oluşturulmalıdır. Vitrin olan bu doküman kısa ve öz olmalı ayrıntılar politikayla bağlantılı olan diğer sistem dokümante bilgisinde verilmelidir.
Kalite Politikası Dokümante Bilgisi yada El kitabı oluşturulmuşsa içeriğinde verilebilir.
8. Görev ve sorumlulukların oluşturulması
ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin koordinasyonundan sorumlu olan liderler ve sistemin performansını kimlerin yönetime raporlayacağının tanımlanması gerekmektedir. Sadece 1 kalite yönetim temsilcisi genel yönetim ve raporlama süreci ile istemi yürütemez. Sistemi yürütecek ve raporlayacak proses liderlerinin yönetime rapor vermeleri sağlanmalıdır. Yönetim Sistemi Projesinin bu bölümünde iç denetim prosesinde kimlerin görev alacağı gibi tanımlamalara gerek yoktur.
Görev Tanımları, Yetki ve Sorumluluklar Dokümante Bilgisi
B. KALİTE HEDEFLERİ, RİSKLER VE FIRSATLARIN BELİRLENMESİ SÜRECİ
9. Risk ve fırsatların ele alınması
Yönetim Sistemi planlamasının ilk adımlarından biri, kuruluşun bağlamı ile ilgili konuları değerlendirmek, Yönetim Sistemi riskleri ve fırsatlarını belirlemektir. Bu, riskleri ve fırsatları değerlendirip proseslere ilişkilendirme yapılmalıdır. Bunun için eylem planları oluşturulmalıdır.
Risk ve Fırsatların Belirlenmesi dokümante edilmiş bilgisi yada bir prosedür oluşturulabilir.
10. Kalite hedeflerinin belirlenmesi
Kuruluşun Operasyonel kontrollerinin ve proseslerin belirlenmesinden sonra, proseslerle ne elde edilmek istendiği tanımlanmalıdır. Bu tanımlama ölçülebilir kalite hedeflerini belirleyerek yapılır. Kalite Hedefleri kuruluşunuzun farklı düzeyleri için, kuruluşun geneli için, prosesler için, kişiler için vb. durumları içerecek şekilde kapsamlı olarak oluşturulmalıdır. Hedefler için insan kaynağı, finansman, alt yapı vb. tüm unsurlar birlikte verilmeli ve hedeflerin ölçüm sonuç değerlendirmelerinin takip edilebilecek yapıda oluşturulması sağlanmalıdır.
Kalite Hedefleri Dokümante Bilgisi yada El kitabı oluşturulmuşsa içeriğinde verilebilir.
11. iletişimin yönteminin belirlenmesi
Kalite Yönetim Sisteminizle ilgili neyi, ne zaman iletişim sağlanacak tanımlamak gerekmektedir. Bu tanımlar bir sonraki adımın parçası olarak, operasyonel kontrollerin uygulanması için yazılacak politika, bilgi ve/veya prosedürlere dahil edilmelidir.
İletişim Dokümante Edilmiş Bilgisi yada isteğe bağlı bir prosedür/talimat oluşturulabilir.
C. PROSESLERİN UYGULAMAYA GEÇİRİLMESİ VE KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN İŞLETİLMESİ SÜRECİ
12. Eğitim ihtiyaçları, gerekleri ve uygulamanın belirlenmesi
Kuruluş Kalite Yönetim Sisteminin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi için gerekli farkındalık, yetkinlik gibi gereksinim lerini tespit etmeli ve durumunu ortaya koymalıdır.İhtiyacın durumuna göre personellere ihtiyaç ve gerekli eğitimlerin verilmesi planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir. Personel sistem ve çalışma gereklerini öğrenemez yada bilinç eksikliği ile sistemde yer alırsa yönetim sisteminde ciddi sıkıntılara yol açacaktır.
Dokümante edilmiş eğitim bilgisi, Eğitim planı, Eğitim Kayıtları oluşturulmalıdır.
13. Farkındalık oluşturulması
Eğitim programının etkin olup olmadığı önemlidir. Verilen eğitimlerin personellerde nasıl geri dönüşler sağladığı izlenmeli ve görülmelidir. Sadece eğitim vermek yeterli olmayabilir. Eğitimin çıktılarının personelden alındığının sağlanması farkındalığın ortaya konmasını sağlayacak, sistem gereksinimi karşılanmış olacaktır.
14. Satış, Satın Alma Prosesi ve Dış Kaynaklı Proseslerin belirlenmesi
Müşteri odaklı sistemde müşteri geri beslemesi alınması gereklidir. Müşterinin istek ve beklentilerini belirlemek ve süreç içerisinde gözden geçirmek bu prosesin gerekleridir. Kuruluş, müşteriden alınan gerekler, bilgi, tasarım, üretim ve hizmet bilgilerini iyi analiz etmeli ve müşteriye vereceği ürün yada hizmet için kullanmalıdır.
Ayrıca Kuruluş tüm dış kaynaklı proseslerini, kendi kuruluşu harici sağlanan ürünlerin veya hizmetlerin kendi gereksinimlerine uygun olmasını sağlamak için kontrol altında almalıdır. Bu kontroller, teslim edilecek ürünün veya hizmetin tanımlanmasından dış kaynaklı proseslerin tam kontrolüne kadar sağlanmalıdır. İstenen süreç, ürün veya hizmeti elde etmek, ihtiyaçlarına uygun dış kaynak partnerini oluşturmalıdır. Bu yapı, kuruluşun dış kaynak prosesleriniı belirleme, değerlendirme ve izleme kriterleri oluşturması gereklerini de sağlatacaktır. Dışarıdan tedarik eden partner ve tedarikçilerin değerlendirilmesi düzenli olarak yapılmalıdır. Harici ürün yada hizmet sağlayıcıların kontrolü kapsamında kuruluş, dış kaynak ve tedarikçi performanslarını değerlendirmeli ve kriterlerini ortaya koymalı ve çalıştığı dış kaynağın ve tedarikçinin sisteme uygun olduğundan emin olmalıdır.
Satış ile ilgili dokümante edilmiş bilgi, Şartnameler, Müşteri Sözleşmeleri/Şartları, Satış Kayıtları, Satın Alma Talep ve Sipariş Kayıtları, Tedarikçi Değerlendirme ve Kontrol, Tedarikçi Bilgisi oluşturulmalıdır.
15. Tasarım ve geliştirme prosesi
Tasarım ve geliştirme prosesinin amacı, yeni bir ürün veya hizmet yaratmaktır. Etkili bir tasarım ve geliştirmeye sahip olmak için prosesin kontrol altında olması gerekir, yani bunun planlanması gerekir. Tasarım ve geliştirme prosesindeki girdiler, çıktılar ve kontroller ile tasarım ve geliştirme süreci boyunca oluşan değişiklikleri çözme yöntemi tanımlanmalıdır. Bununla birlikte, bu süreç KYS için zorunlu değildir, bu nedenle firma tasarım ve geliştirme yapmazsa, standardın madde 8.3’ü hariç tutulabilir ve bu hariç tutma, Kalite Yönetim Sisteminin kapsamında haklı gösterilmeli ve dokümante edilmelidir.
Tasarım ile ilgili yapıda bulunan plan, tasarım girdi-çıktı, uygulama ve tasarım uygulamaları, gözden geçirme, değerlendirme ve değişikliklerin kayıtlarını içeren dokümante edilmiş bilgi
16. Üretim ve hizmet sunum süreci
Müşteri odaklı bir ISO 9001 kalite yönetim sistemi kazanımı için üretim ve hizmet sunma prosesleri kontrol altına alınmalıdır. Dokümante edilmiş bilgi, izleme ve ölçme ekipmanı, altyapı, yetkili insanlar gibi etkin bir üretim ve hizmet sunma süreci için gerekli tüm kaynaklar mevcut olmalıdır.
Ham madde almadan, ürünün ve hizmetlerin serbest bırakılmasına kadar, üretim ve hizmet sunma sürecinde yapılacak tüm değişiklikler, dokümante edilmelidir.
Ayrıca şirket, ürünlerin ve hizmetlerin tanımlanması ve izlenebilirliğinin yanı sıra müşteri mülkiyetinin korunması ve taşınması için yöntemler tanımlamalıdır.
Ürün ve Hizmet Sunumu ile ilgili dokümante edilmiş bilgi, Kalite Planları, Müşteriye Mülkiyetindeki Değişiklik Bildirimi, Ürün ve/veya Hizmet Değişiklik Gözden Geçirme Kaydı, Ürün Spesifikasyonları, Depolama bilgisi ve kayıtları, İzlenebilirlik Kaydı, Ürün ve/veya Hizmet Uygunluk Kayıtları
17. Uygun olmayan çıktıyı belirlemek ve yönetmek
Kuruluş, Uygun olmayan çıktıları belirleyebilmelidir. Uygun olmayan ürünün kullanım veya teslimatını önlemek için uygunsuzlukların tanımlanması ve kontrol alt yapısının oluşturulması gerekmektedir. Uygunsuzlukların ele alınması; ürün ve hizmetlerin sağlanması, müşteriye bilgi verilmesi ve kabul için yetki verilmesi gibi düzeltme, ayrımcılık, sınırlama, geri dönüş veya askıya almayı içeren şekilde olmalıdır.
Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetlerle ilgili dokümante edilmiş bilgi, uygunsuzluk, düzeltici faaliyet tespit ve kayıtları
18. Kalite yönetim sisteminin işletilmesi
Yönetim Sistemi uygulaması politika ve standardın gerektirdiği talimatları günlük uygulama iş planlarına dönüştürmekle olacaktır. Bu süreçle beraber önceki süreçlerin işletilmesi ve personelin sisteme uygun çalışması ile sistem kayıtlar yani çıktılar üretecetir ki sistem için veri sağlanmaya başlamış olacaktır.
D. KONTROL VE ÖNLEM MEKANİZMALARININ OLUŞTURULMASI SÜRECİ
19. Kalite yönetim sisteminin izlenmesi ve ölçülmesi
İşletilen kalite yönetim sistemi verileri toplanmalı, değerlendirilmeli ve ilgili taraflara bilgisi sunulmalıdır.
Veri Analizleri, geri beslemeler, uygulama kayıtları, Performans Parametreleri şemaları, Sistem uygulama Raporları vb.
20. Müşteri memnuniyeti, izlenmesi ve değerlendirilmesi
Kuruluş, izleme ve ölçme prosesinin en önemli kısmı olan müşteri girdi-çıktı ve geri beslemeleri oluşturmalı ve belirli periyotlarda ölçme ve değerlendirme işlemine tabi tutmalıdır.
Müşteri Yönetimi Prosesi Süreci Dokümate edilmiş bilgisi, memnuniyet izleme, ölçme ve değerlendirme kayıtları
21. İç tetkik/denetim süreci
Kuruluş kendisini ve yönetim sistemini belirli periyotlar da denetlemelidir. Bu denetimlerde sadece ISO 9001 gerekleri değil aynı zamanda standartta yer verilmeyen yada detaylı talep olmayan konularında değerlendirilmeye alınmasını sağlamalıdır. Bu denetimlerle kalite politikası ve dokümante bilgi sisteminin kuruluşta uygun işlenip işlenmediği tarafsız ve bağımsız olarak kontrol edilmelidir. İç denetimi gerçekleştirecek denetçi bilgisi oluşturulmalı ve denetçi kişilere iç denetim eğitimlerinin etkin olarak verilmesi sağlanmalıdır. İç denetim prosesinde en az 2 kişi görev alacak şekilde denetçi havuzu oluşturulmalıdır. Bu denetçilerde dikkat edilecek husus, denetçinin kendi kendini denetlemesinin önüne geçilmesi olmalıdır.
İç Denetim Prosesi Dokümante Edilmiş Bilgisi, Denetim Planı, Denetçi Bilgisi-listesi-havuzu, denetim checklist(soru formları) ve ilave kriter yapısı(var ise), raporları, kayıtları, uygunsuzluk kayıtları, düzeltici faaliyet kayıtları
22. Yönetimin gözden geçirmesi süreci
Yönetimin, ISO 9001 standardı ve varsa ilave konulara göre belirlenmiş gündem maddeleri uyarınca yılda en az 1 kere yapılacak şekilde bir toplantı süreci belirlemelidir. Bu toplantılarda gündem ile ilgili değerlendirme, bilgi alış-verişi ve yeni kararlar alma ve bu kararlarla ilgili insan kaynağını, karar takiplerini ve periyodlarını ortaya koyacak bir süreç işletilmelidir.
Yönetimin Gözden Geçirmesi prosesi dokümante bilgisi, plan kaydı, duyuru kaydı, katılım kaydı, karar kaydı, çıktı raporu
24. Uygunsuzlukları ve düzeltici faaliyetlerin süreci
Uygunsuzlukların kalite yönetim sisteminde ortaya çıkması hayatın olağan akışıdır. Uygunsuzluk olmaya işletme olmak neredeyse imkansızdır. Bu uygunsuzluklar kuruluşa pozitif değer ve tecrübe katmaktadır. Ancak önemli olan uygunsuzluklara yeteri kadar alaka gösterebilmek ve tekrarını önleyebilmektir. Bunun için uygunsuzlukları tanımlamak, dokümante etmek ve gidermek gereklidir. Uygunsuzluk düzeltme ile ortadan kaldırılabilir, ancak bunların tekrarlanmasını önlemek için düzeltici faaliyetler uygulanacak şekilde belirlenmelidir.
Düzeltici faaliyetler, kalite yönetim sisteminizdeki eksikleri, hataları veya gözden kaçan noktaları iyileştirmenin tek yoludur.
Kuruluş uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet süreçlerini oluşturmaları, takip etmeli ve bunları kapatacağı bir süreci oluşturmalıdır.
Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Süreci ile ilgili dokümante edilmiş bilgi, uygunsuzluk kaydı, düzeltici faaliyet kaydı, faaliyetlerin takip, izleme ve durum kayıtları, uygunsuzluk ve/veya düzeltici faaliyet tespit kayıtları
ISO 9001 Belgesi (Alınması) Başlangıç Aşaması
Kuruluşlar için kalite yönetim sistemi ve kalite belgesi ihtiyaçları farklı şekillerde ortaya çıkabilmektedir.
Kuruluşlar kurumsal bir yapı kurma istekleri doğrultusunda yönetimsel organizasyonlarını yönetim sistemi kriterlerince değerlendirmek ve bu faaliyetlerini tescil etmek için ISO 9001 Belgesi’ ni alabilmektedirler.
Bir diğer ihtiyaç, kuruluşların uluslararası pazarda rekabet edebilmeleri için talep edilen bu standart kriterlerini yerine getirerek pazara giriş ve pazardan pay alma gereksinim şeklindedir.
Ayrıca devletlerin ihale politikalarında oluşturmuş oldukları kriterlerin bir parçası da yönetim sistemi ve sertifikası olabilmektedir.
Yani tüketici talepleri yada kuruluşun kendi ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda bu standart ve sertifikasyonu talebi ortaya çıkmaktadır.
ISO 9001 Belgesi başlangıç aşaması genel itibarı ile ihtiyacın karşılanması için ilk adım olarak karar verme, ikinci adımda denetim-belgelendirme kuruluşu seçimi ve son adım belgelendirme kuruluşu ile antlaşma şeklindedir.
Bu süreci başlangıç aşaması olarak adlandırabiliriz. Başlangıç aşaması 3 adımda gerçekleşmektedir:
1. Aşama: Talep
Kuruluşlar standarda ve belgeye sahip olma kararları ile talebi olutururlar,
2.Aşama: Teklif
Talep edilen denetim ve belge için belgelendirme kuruluşu tespitinin ardında bu sürecin maliyeti konusunda teklif ortaya çıkar.
3.Aşama: Sözleşme
Ortaya çıkan teklifin kuruluş tarafından kabulünden sonra imza süreci ile başlangıç aşaması başlamış olur.
ISO 9001 Belgesi Belgelendirme Aşaması
ISO 9001 Belgesi başlangıç aşamasını antlaşma/sözleşme imzalayarak karşılayan kuruluşlar belgelendirme aşamasının ilk adımını gerçekleştirmiş olurlar.
Anlaşma içeriğinde, belgelendirmenin nasıl yapılacağı hangi aşamalardan geçeceği, sorumlulukların neler olacağı, ödenecek ücretler vb. uluslararası belgelendirme standartları gereğince belirlenmiş unsurlar yer almaktadır.
Antlaşmayı belgelendirme sürecini başlatan adım olarak değerlendirdikten sonra kuruluşlar ikinci adım olarak belgelendirme firması ile denetim planı yaparak mutabakat sağlarlar. Belgelendirme planı, firmanın büyüklüğü, kompleks yapısı, iştigal alanının risk durumu, teknik uzmanlık gereksinimleri, personel sayısı vb. gibi durumların değerlendirildiği IAF-Uluslararası Akreditasyon Forumu MD 5 Dokümanına göre planlama yapılır. Kriter doküman, denetimin, kuruluşun sektörel risk durumuna göre kaç adam gün ve ne şekilde yapılacağına işaret eder.
Belgelendirme firması MD 5 rehberinden istifade ederken kendi denetçi personel müsaitlik durumlarını, denetim süresinde hangi denetçilerin denetimi nerede ve nasıl yapacakları gibi bir plan taslağı hazırlar. Hazırlanan taslak müşteri kuruluşun onayına sunulur. Müşteri kuruluş, belgelendirme firmasının plan taslağını kendi müsaitlik durumuna göre değerlendirir ve uygun yada revizyon için belgelendirme firmasına geri besleme yapar. Plan her iki tarafça onaylanan terminler için neticeye kavuşmuş olur.
Mutabakat sağlanan denetim planına göre müşteri kuruluşa denetim için denetçiler gönderilir. Denetimler 2 aşamada gerçekleşmektedir. İlk aşamada dokümante bilgi incelenir. Bu inceleme illaki müşteri kuruluşta gerçekleşmeyebilir. Müşteri kuruluşun sektörel risk sınıfı düşük yada orta seviyede ise belgelendirme kuruluşu bu denetimi belgelendirme firması ofisinde dokümante bilgi incelemesi yaparak gerçekleştirebilir. Bu aşamada kararlar belgelendirme firması ve denetçileri ile beraber alınır. Sektörel risk seviyesi yüksek olan müşteri kuruluşun ilk aşama (Aşama 1-doküman inceleme denetimi) denetimi mutlaka müşteri kuruluş sahasında gerçekleştirilir.
İlk aşama (Aşama 1) denetimi uygun gerçekleşen kuruluşa ikinci aşama(Aşama 2-saha denetimi) planı mutabakatı sağlanacak şekilde planlanır. Ancak bu planlamadan önce müşteri kuruluşun ilk aşama denetimindeki uygunsuzlukları gidermiş olması gerekir.
Aşama 2 denetim planının her iki tarafça onaylanmasından sonra görevlendirilen denetçiler müşteri kuruluşa saha denetimi için ziyaretlerde bulunurlar.
Aşama 2 sürecinde tespit edilen uygunsuzlukların 3 ay içerisinde giderilmesi, belgelendirme kuruluşu baş denetçisi (denetimde görev alan) tarafından takip edilir.
Uygunsuzluğu kapatmayan müşteri kuruluş belgeyi alabilir mi ?
Hayır alamaz. Verilen termin süreci içerisinde uygunsuzlukları kapatmayan kuruluşlara belge verilemez ve süreç başa döner.
Uygunsuzlukları gideren müşteri kuruluş baş denetçi ile uygunluk mutabakatı sağladıktan sonra belgelendirme kuruluşu baş denetçisi müşteri kuruluş denetim raporunu nihai şekilde oluşturarak belgelendirme kuruluşu ilgili bölümüne teslim eder. Teslim edilen raporu, belgelendirme kuruluşunun ilgili sektör deneyimi olan atanmış denetçilerinden oluşan bir komite inceler. Komitenin raporu onaylaması aşamasından sonra belgelendirme kararı ile son aşamada tamamlanmış olur.
Belgelendirme adımlarının 3 aşaması
1. Aşama: Sözleşme
Belgelendirme süreci imzalanan sözleşme ile başlar,
2.Aşama: Denetim
Mutabakat üzere yapılan denetim planı onayı ile denetim gerçekleştirilir. Uygun yada uygunsuz olarak neticelendirilerek diğer aşamaya geçilir.
3.Aşama: Belgelendirme
Uygun sonuçlandırılan denetim raporu komitenin verdiği uygunluk kararı ile belgelendirme firması tarafından ISO 9001 Belgesi’ ne dönüştürülür. Basılan sertifika müşteri kuruluşa teslim edilerek bu süreç sonlanır.
ISO 9001 Belgesi PUKÖ Aşamaları
Pukö Aşamaları ve Döngüsü/Çevrimi Nedir ?
Cevap: Yönetim sisteminin her aşamasında süreçlerini ve faaliyetlerini sürekli iyileştirmenin kullanımını gösteren, Kalite araştırmacısı William Edwards Deming tarafından geliştirilen, Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al (PUKÖ) başlıklarından oluşan yönetim sistemi çevrimi modelidir. Ayrıca sürekli iyileştirme ile beraber düşünce tarzı ve faaliyetin kontrol altına alınması yöntemidir.
Pukö Aşamaları – Yönetim Sistemi Uygulama Modeli
Çevrim, hayallere ulaşımını sağlamak algısı ile öncelikle hayal kurma aşamasını yani planlama ile başlar. Yönetim Sisteminin tüm amaçlarına ulaşılması hususunda ne, ne zaman, nerede, nasıl ve kim tarafından yapılacağının belirlenmesidir. Doğru bir plan, karmaşık süreçleri basitleştirerek en kısa sürede amaçlara ulaşmayı sağlamaktadır.
Uygula, hayaller için çalışmanın başlangıç aşaması da kabul edilir. Yapılan plana göre faaliyetler gerçekleştirilir. Gerçekleştirilen faaliyetlerden tecrübe ve veri akışı sağlayan kayıtların ortaya çıkması kazanımını sağlar.
Kontrol et, hayallerin uygulanan faaliyetlerin, amaçları yakalama noktasında uygun olup olmadığının ölçütünün tespit edilip ortaya konduğu aşamadır.
Şayet,
1- Amaç elde edilmiş ise bu faaliyetler standart süreç yönetim uygulamaları olarak yönetim sisteminin o süreçle ilgili standart işleyiş yapısı haline getirilir.
2- Amaç elde edilememiş ise ortaya çıkan durum ve farklar sapma olarak belirlenip değerlendirmeye tabi tutulmalıdır.
Önlem Al aşaması amaçların karşılanması yada yakalanması farkları sonucu tespit ve değerlendirmeye tabi sapmaların sebeplerinin tespitinin kayıt altına alınması ve ortadan kaldırılması için yapılacak düzeltici faaliyetlerin belirlenmesidir. Düzeltici faaliyetler ile süreçte(lerde) yapılacak faaliyetlerle amaç karşılanmışsa artık bu faaliyetler yönetim sisteminin süreç yapısında standart olarak yer alaca ve başarılı bir yönetim sistemini doğuracaktır.
Soru 1: PUKÖ yönteminin faydaları nedir?
Cevap 1: Etkin ve verimli çalışmanın nasıl olması gerekliliği, faaliyetler bakış farklı bakış açıları ortaya koyulması gerekliliği, iletişim ve organizasyon görevlerinde ekip çalışmasının desteklenmesini ve uygulanacak süreç yada sürecin standartlaşmasının güvence altına alınma metotlarının kazanımıdır. PUKÖ çevrimi ekip üyelerinin uygulanan süreçte(lerde) karşılaşılan hata ve eksikliklerin çıkan eksikleri gidermesinde de büyük rol oynar.
Soru 2: PUKÖ döngüsünün temel özellikleri nedir?
Cevap2: Yönetim sistemine yönetimin katılımını sağlayarak katılımcı bir yapının oluşması, Organizasyonların süreç ve fonksiyonları arası faaliyetlerinin gelişmesi, ilk seferde doğru karar ve faaliyet uygulanmasını, kalite ve maliyetin optimum seviyede tutulmasıdır.
ISO 9001 Belgesi Amaç Özellik Aşamaları
Bir kuruluş çıktığı yol ve ulaşacağı nokta için hedefleri belirlemelidir. Belirlenmemiş yapı rotasız gemi örneğini ortaya çıkarır. Yönetim sistemi gereksiniminin asla kabul etmeyeceği bu yapıyı oluşturmak ayrıca kurumsallık gereksinimidir. Planlanmamış bir faaliyet ve uygulamasının, başlangıcı ve sonucunun tutarlılığı bilinmezliklerin ortaya çıkmasını sağlar ve değerlendirme kabiliyetini ve işin yönünün kaybolması gibi kontrolsüzlüklerle karşı karşıya bırakır.
Kalite Amaçları Nedir ? Amaç ve Ulaşım Planlaması Nedir ? Dokümanları Nelerdir ?
ISO 9001 Kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan ilgili fonksiyon, seviye ve proseslerde, kalite politikası ile uyumlu, ölçülebilir, uygulanabilir şartları dikkate alan, ürün ve hizmetlerin uygunluğu ve müşteri memnuniyetini arttırmaya yönelik, izlenebilen, duyurulan ve uygun şekilde güncellenebilen yetkili ve sorumluları belirlenen kriterlerinden oluşan dokümante edilmiş bilgiye Amaç Ve Amaca Ulaşım, Planlama, Takip Zorunlu Dokümanları denir.
Kuruluş amaç ve amaç izleme planını yapmalı, uygulamalı, izlemeli , değerlendirmeli, muhafaza etmeli ve sürekli iyileştirmelere tabi tutmalıdır.
Standardın 2015 revizyonu öncesinde verilen Kalite Hedef kavramı güncel standartta amaca evrilmiştir.
Kayıt Nedir ?
Faaliyetlerde Uygulanan dokümanların uygulanmış hallerine Kayıt denir ve bu kayıtlar değerlenmek, incelenmek ve izleme gibi durumlar için muhafaza edilmeli ve ulaşılabilir olmalıdır.
ISO 9001 Belgesi Stratejik Analiz Süreç Aşamaları
Kalite Yönetim sistemi stratejik analiz süreç aşamalarından önce bazı sorulara cevap arayarak süreci anlaşılır bir hale getirmek faydalı olacaktır.
Stratejinin ne olduğu, stratejik analizin ne olduğu ve son aşamada da stratejik analiz süreçleri yapısı incelenerek bu süreç açıklamalar ile değerlendirilecektir.
Soru: Strateji Nedir ?
Cevap: Anlamsal kavramı kelime düzeyinde strateji, yol, çizgi, yönlendirme, sevketme, gönderme, götürme, yatak ve gütme şeklindedir. Genellikle savaş ve savunma terimi algılamamıza neden olan bu kavramın aslında askeri bir kavram olduğu, 20. yüzyılın başında karşımıza çıktığı, düşmanın ne yapıp, yapamayacağını tespit etme çalışma ve değerlendirmeleri ile bir plan yapmak ve kendi yaptığı planların galip gelmesini sağlayacak uygulamalar ile düşmana yapacağı karşı faaliyetleri gerçekleştirmektir.
Soru: Stratejinin Amacı Nedir ?
Cevap: Amaç olarak belirsizlik ortamında istenilen sonuçlara planlandığı şekilde ulaşılabilmesini sağlamaktır.
Kurumsal Strateji Nedir ?
Kurumsal strateji ise; Kuruluşun amaçları, amaçlardaki değişiklikler, kaynakların amaçlara ulaşımındaki kullanım durumu, finansal politikaları, kısa(yıllık) ve uzun vadeli amaçların tespiti, yapılacak faaliyetlerin bahsedilen yapılara entegrasyonu ve gerekli kaynakların yeterince gerektiği gibi kanalize edilmesi ile süreç ve faaliyetler bütünü olarak tanımlanmaktadır.
Kuruluşların mevcut durumlarını ortaya koyduğu ve gelecekte de ne yapmak istediklerine bir çatı ve iskelet oluşturan, amaçlar, görevler ve bunları gerçekleştirmek için izlenmesi yol haritaları gibi dokümante edilmiş bilgi kaynağı olarak ta tanımlayabiliriz.
Stratejik Analizin Faydaları Nedir, Nelerdir ?
Kuruluşların bazılarının finansman yapıları güçlü iken, bir başkasın, AR-GE, İK, pazarlama, Reklam veya üretimi daha güçlü olabilmektedir.
Kuruluşun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesinin kuruluşa önemli stratejik ve taktik bilgi sağlayacaktır.
Kuruluşun değerlemeye tabi tutulması, çevre ile etkileşimi ve uyumu anlaşılacak, netleşecek ve kolaylaşacaktır. Kuruluşun sahip olduğu her güçlü yönü bir çevre fırsatı için uygun olmayabilir veya her fırsat aynı üstün özelliklere ihtiyaç göstermeyebilir, zayıflık ve tehditler için aynı şeyleri söylemekte mümkündür. Ayrıca müşteri beklentilerini iyi anlama, maliyetleri düşürme imkanları, eğitim ihtiyacı, dağıtım kanallarında yenilik, karar verme sürecinde yeni politikaların ortaya çıkması, iletişim fonksiyon gelişimi de stratejik analizin faydalarıdır.
Stratejik Analiz Süreci Nedir ?
Kuruluşun stratejiler oluşturması için hayati önem taşıyan birincil süreç Stratejik Analiz Süreci’ dir.
Kuruluşun yer aldığı sektörel ve genel çevre unsurlarının mevcut halinin tespit çalışması ve kuruluşun sistem yapısı ve unsurlarının değerlendirme sürecine stratejik analiz süreci denir.
Bu süreç, kuruluşun amaçlarının ortaya çıkarılması, seçilmesi, uygun stratejilerin geliştirilmesi, iç ve dış çevrenin değerlendirilmesi neticelerini kuruluşa kazandırır.
Stratejik Analiz Süreç Aşamaları Nedir ?
Bilgi toplama ve değerlendirme yapılması aşamaların başlangıcını oluşturur. PEST, SWOT, DEĞER ZİNCİRİ, KILÇIK, DÖRT KÖŞE vb. etkin analiz tekniklerinden tercih edilecek uygun analiz metodu ile kuruluşun kendine uygun bir işletme analizi yapması gerekir.
Kuruluş bu analizlerle, güçlü ve zayıf yönlerini, fırsatları ve tehditleri kritik etmelidir. Kuruluş, çevre analizi, pazar analizi, kurumsal analiz, rekabet analizi, stratejik seçim, girişimcilik, misyon, amaçlar ve stratejileri belirleme kararlarını verme, rakip ve rekabet stratejileri, büyüme stratejileri, fonksiyonel stratejiler, strateji uygulaması, yapı ve planlama biçimi, uygulama yaklaşımını seçimi, örgüt kültürü, değişim, insan kaynakları yönetimi, finansal yönetim, stratejik kontrol, uluslar arası pazarlar ve müşteriler, kültürel ve sosyal faktörler, ürün geliştirme, fiyat politikası, iyileştirme, inovasyon, marka durumu, reklam ve satış gibi tüm parametreleri analiz etmelidir.
Bütün bu bilgi birikimi kısaca 4 aşama ile verilmektedir. Bunlar;
1.AŞAMA:
Bilgi Toplama, Değerleme ve Değerlendirme
2.AŞAMA:
İç ve Dış Çevre Analizi
3.AŞAMA:
Fırsatlar-Tehditler ve Güçlü-Zayıf Yönlerin Tespiti
4. AŞAMA:
Durum Belirleme Matris metod şeçim ve uygulama’ dır.
ISO 9001 Belgesi Süreç Yönetim Aşamaları
Kuruluşlar, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak yönetim sistemlerini işletebilmek ve ürün ve hizmeti gerektiği gibi sunabilmek için süreçlere ihtiyaç duyarlar. Kuruluşu genel olarak yönetmek gibi bir modelin başarıya ulaşma ve amaçları karşılama şansı yaşanmış tecrübeler sonucu mümkün olmamıştır. Parçaları yöneterek geneli yönetmek anlayışı başarıyı getirmiş ve süreç mantığını doğurmuştur.
Süreç Nedir ?
Bir ya da birden fazla girdinin bir amacın başarılmasına yönlendirilmiş bir dizi sistematik eylem ile çıktı şekline dönüştürülmesinin sağlandığı bir faaliyet ya da karşılıklı ilişkilere dayanan faaliyetler toplamıdır. Kısaca girdileri, çıktılara dönüştüren faaliyetler bütünüdür.
Süreç Yaklaşımı Nedir ?
ISO 9001 Belgesi Kalite Yönetim Sistem Standardında;
Girdileri çıktılara dönüştürmek için kaynakları kullanan bir faaliyet ya da faaliyetler toplamı bir süreç olarak kabul edilebilir. İşlevlerini etkili olarak sürdürmek isteyen kuruluşlar, karşılıklı olarak etkileşim içerisindeki süreçlerini tanımlamalı ve yönetmelidir. Bir sürecin çıktısı, çoğunlukla bir sonraki sürecin girdisi olmaktadır. Bir organizasyondaki süreçlerin tanımlanması ve bu süreçler arasındaki karşılıklı etkileşimlerin yönetilmesine süreç yaklaşımı denir.
Süreç Yönetimi Nedir ?
Sürekli ve düzenli bir şekilde süreçlerin planlanması, izlenmesi, uygulanması ve geliştirilmesini güvence altına almak için yapılan sistematik faaliyetlerin uygulanmasıdır.
Süreç yönetimi, süreçlerin strateji/planlama, analiz, tasarım, uygulama, izleme, kontrol, müşteri ihtiyaçlarının daha iyi karşılanması için optimizasyon/sürekli iyileştirme parametrelerinin yaşamsal döngü çevrimidir.
Süreçler, ana, alt, basit, karmaşık, önemli gibi sınıflandırılsalar da temel olarak, Operasyonel, Destek ve Yönetim şeklinde 3 ana kategoride sınıflandırılırlar.
1. ANA KATEGORİ, Operasyonel Süreç
Müşteri beklentilerini karşılayan süreç,
2. ANA KATEGORİ, Destek süreci
Operasyonel süreçlerin ihtiyacı olan alt yapı ve desteği sunan süreç,
2. ANA KATEGORİ, Yönetim süreci:
Operasyonel ve destek süreçlerindeki performansı artırma amacında olan süreçtir.
Süreç Yönetim Aşamaları 6 Ana Başlıkta toplanmıştır. Bunlar;
1. AŞAMA, Strateji/Planlama
Süreç tanımlama ve yönetim belirleme
2. AŞAMA, Analiz
Süreç analiz, inceleme, risk ve performans belirleme
3. AŞAMA, Tasarım
Süreç modelleme ve kontrol kriterleri belirleme
4.AŞAMA, Kaynak Tespiti
Süreç ve değişiklikler için kaynakları belirleme
5. AŞAMA, Uygulama
Süreç değişiklik yayını ve uygulamaların takibi
6. AŞAMA, Sürekli İyileştirme/Optimizasyon
Süreç etkinliği sürekli değerlendirme ve değişikliklerin uygulanması’ dır.
ISO 9001 Belgesi SWOT Analiz Aşamaları
Analiz metotları yönetim sistemi için gereksinimdir. Farklı metotlar imkanlar dahilin de olsa da kuruluşa rahat katkı sağlayacak bir analiz olan SWOT Analizden önce “S”, “W”, “O”, “T” kelimesinin ne olduğu nasıl oluştuğunu tanımlamak gerekir.
SWOT Nedir ?
İngilizce Strengths (Güçlü yönler), Weaknesses (Zayıf yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler) kelimelerinin baş harflerinden oluşan metodun adıdır.
SWOT Analizi Nedir ?
Kalite Yönetim Sistemi stratejik süreçlerinin en önemlisi planlama sürecinin analiz aşamasında mevcut durum analizleri için başvurulan faydalı analiz metodlarından birisi SWOT analizidir.
Albert Humphrey’ in geliştirdiği bu metod, mekansal planlama, kurumsal planlama veya kişisel planlama gibi alanlarda kişiye, kuruluşa, sisteme veya sistem süreçlerine ilişkin iç etmenleri, olumlu ve olumsuz güçlü - zayıf yönleri, dış etmenleri, olumlu ve olumsuz fırsatlar- tehditler gibi parametrelerin değerlendirilmesinden oluşur.
İç etmenler, güçlü ve zayıf yönler sistemin süreçlerinin kuruluşun kendi iç bağlamındaki ve zamana bağlı değişkenlerden ve bilgilerden oluşmaktadır. Dış etmenler, Fırsatlar ve Tehditler sistemin süreçlerinin kuruluşun dış bağlamında etki eden ve değişmesi pek mümkün olmayan veriler ve bilgilerden oluşmaktadır.
SWOT Analizi İç ve Dış etmenler olarak 2 bölüm ve 4 Aşamadan oluşmaktadır. Bunlar;
İÇ ETMENLER
1. AŞAMA
Olumlu- Güçlü Yönler
2. AŞAMA
Olumsuz-Zayıf Yönler
DIŞ ETMENLER
3. AŞAMA
Olumlu-Fırsatlar
4. AŞAMA
Olumsuz-Tehditler
ISO 9001 Belgesi Risk Yönetim Aşamaları
Kalite yönetim sisteminin oturduğu temel tabanlardan birisi olan risk yönetimi ve aşamalarına geçmeden önce kavramsal olarak risk’ in tanımlanması gerekmektedir.
Risk nedir ?
Fransızca menşeli risque kökünden türemiştir. Sözlükte, bir zarara, bir kayba, bir tehlikeye yol açabilecek bir olayın ortaya çıkma olasılığı olarak tanımlanmaktadır. Planlanan veya beklenen herhangi bir olayın meydana gelmesinde ortaya çıkan sapma ihtimali durumudur.
Farklı sektör ve bilim dallarında farklı tanımları da bulunmaktadır.
Risk Temelli Düşünme Nedir ?
ISO 9001 Standardında tanımlandığı şekli ile verilmelidir. Bu tanımda;
Etkin bir kalite yönetim sistemine erişmek için esastır. Risk temelli düşünme kavramı, örneğin, potansiyel uygunsuzlukları yok etmek için önleyici faaliyetlerin gerçekleşmesi, oluşan herhangi bir uygunsuzluğun analizi ve uygunsuzluğun etkisine uygun faaliyetleri gerçekleştirerek yeniden oluşmasını önlemek dahil standardın önceki baskılarında zımnen yer almaktaydı.
Standardın şartlarını sağlamak için kuruluşun, risk ve fırsatları belirlemek amacıyla faaliyetleri planlaması ve uygulaması gerekir. Risk ve fırsatların belirlenmesi, kalite yönetim sisteminin etkinliğinin arttırılması, iyileştirilmiş sonuçlara erişim ve olumsuz etkileri önlemek için bir temel oluşturur. Fırsatlar, amaçlanan bir sonuca erişmek için olumlu bir durumun sonucu olarak ortaya çıkabilir; örneğin, kuruluşun müşterileri etkilemesi, yeni ürün ve hizmetler geliştirmesi, atığı azaltması veya verimliliği artırmasına katkı sağlar. Fırsatları belirleme faaliyetleri, ilgili risklerin değerlendirmelerini de kapsayabilir. Risk, belirsizliğin etkisidir ve böyle bir belirsizlik olumlu veya olumsuz etkilere sahip olabilir. Bir riskten kaynaklanan olumlu bir sapma, fırsat oluşturabilir ancak riskin bütün olumlu etkileri fırsat ile sonuçlanmaz.
Risk Yönetimi
Günümüzde sıkça yer almaya başlayan ve sürekli konuştuğumuz risk yönetiminin ana parametreleri olan olan risk tanımlaması, risk değerlendirmesi, risk kontrolü ve risk finansmanı aslında çok eskilerden beridir bilinen unsurlardır.
Toplum ve bireyleri, kendisine zarar veren, hayatına ve mallarına zarar verebilecek tehdit ve tehlikeleri ortaya koymak ve üstesinden gelmek için çalışmalar yapmıştır. Yani yeni bir kavramla karşı karşıya değiliz. Günümüze ulaşan her medeniyet ve kültürler de risk yönetiminin parametrelerini pratikte uygulamışlardır.
Risk yönetimi olasılık planlaması ile ayrılmaz bir bütünü temsil eder. Risklerde, olursa ne olur, ya olursa gibi endişelerin süreklilik durumu mevcuttur. Risk yönetimi, kişi ve kurumların yönetim süreçlerinin pozisyonların ne ölçüde risk taşıdığının belirlenmesi ve bu ölçünün kabul edilebilir bir seviyeye düşürülmesi yada ortadan kaldırılması faaliyetler bütünüdür.
Risk yönetiminin amacı, kuruluşun sistematik bir düzende yürümesi, kararlılık içerisinde uzun zaman faaliyetine devam edebilmesi için gerekli düzenlemeleri sağlamak ve kuruluşun alt yapısının ve kaynaklarının korunarak güçlü ve sürdürülebilir hale gelmesini sağlamaktır.
Kısaca Risk Yönetimi Nedir? sorusunun Cevabı;
Kuruluşta oluşabilecek beklenmeyen kayıpların ortadan kaldırılması ya da minimum maliyetle kontrol altına alınması için gerekli kaynakların ve faaliyetlerinin planlanması, organize edilmesi, uygulanması, yönetilmesi ve kontrol edilmesidir.
Risk yönetimiyle ilgili olan dört temel prensip
- Gereksiz risk kabul etmemek,
- Risk kararlarını uygun seviyede almak,
- Faydalar maliyetlerden fazla olduğu zaman riski kabul etmek,
- Risk yönetimini organizasyonun konsept ve planlama faaliyetlerinin bir parçası haline getirmek.
Risk Yönetim Süreci Aşamaları
1. AŞAMA
Risk Değerlendirme
2.AŞAMA
Risk Kontrolü
3. AŞAMA
Risk Gözden Geçirme şeklindedir.
ISO 9001 Belgesi Proje Yönetim (Süreç) Aşamaları
Ürün ya da hizmet çıktısı sağlayan kuruluş belirli süreçlerle sistemini yönetmek ve sürdürmek ister. Bu istekler, mevcut süreç yönetimi olgusunu proje bazlı düşünerek yönetmek, problemleri çözmek, süreci iyileştirmek vb. gibi fikirler ile ortaya çıkar. Başlangıçta bu proje fikrinin pozitif ve negatif yönleri ele alınması kuruluşa fayda sağlayacağından değerlendirmenin iyi bir şekilde yapılması gerekir.
Projenin onay merciinde olan süreç lideri yada liderler yapılacak projenin gerçekten gerekli olduğuna ve proje ile somut sonuçların elde edileceğine karar vermeleri gerekmektedir.
Fikir sahibi(leri), projenin kuruluşa yada sürece yapacağı katkıyı, projeden beklenen sonuçları ve proje basamakları süreçlerini açık, net ve detaylı bir şekilde oluşturarak ilgili liderin(lerin) önüne talep raporu şeklinde koymalıdır. Bu rapor mümkünse fizibiliteyi veya proje yatırımının geri dönüş hesaplarını da içermelidir. Proje değerlendirmesi proje sahibi(leri) ve lider(ler) ile kaynakların kullanımı ve kaynak gereksinimleri de ortaya konularak nihai talebin karşılanıp karşılanmayacağı kararı ile neticelendirilmelidir.
Genel olarak anlattığımız süreçler 4 aşamada gerçekleştirilmektedir.
Nedir bu proje yönetim aşamaları ?
1.AŞAMA, Tasarım
Proje talebi, talep onayı verecek lider(ler) tarafından incelenmeli ve proje yönetim süreci için bir yapılabilirlik tasarımı gerçekleştirmelidir.
Yapılabilirlik tasarımında ulaşmak istenen amaç ve hedeflere uygun tanımının yapılması gerekir.
Tasarım ve mevcut kaynakların uygunluk değerlendirmesi yapılarak sürece yönelik ilk aşama tasarım projesinin planı oluşturulmalıdır.
Diğer bir adım da kaynak kullanımı kanalizasyonu ve kullanım şekli, proje termin planı, etkileşim veya entegrasyon parametreleri tespit edilmelidir.
Projenin görev ve zaman etkileşimi analiz edilmeli, termin planı, kaynaklar, riskler ve değerlendirmeleri, kontrol, izleme yöntemleri ve ölçüm kriterleri proje planında verilmelidir. Bu plan ile maliyet öngörüsü ortaya konarak projenin bütçesi şekillendirilmelidir.
2.AŞAMA, Geliştirme
Geliştirme aşaması uygulama ve faaliyetler ile ilgili olduğu için projede görev alacak ekip belirlenerek bu aşamaya start verilmelidir.
Ekibin görev, yetki, sorumlulukları, iletişim ve kaynak kullanımının nasıl yapacağı, denetim ve izleme kuralları belirlenmeli, projenin amacı, kaynakları, riskleri hakkında bilgilendirme yapılmalıdır.
Tasarım planının gerektiği gibi uygulanması, kaynakların verimli, etkin kullanılması, elde edilecek hedeflerin tasarım proje talebini karşılayacak yapıda olması için gayret gösterilmelidir. Ekibin ve üstlenilen görevlerin, uygun iletişimin ve proje plan parametrelerinin kontrolü, izlenmesi, entegrasyonu ve koordinasyonun eksiz yapılması takip edilerekg özetim altında tutulmalıdır.
Plan ve proje uygulama verileri takibi ve karşılaştırmaları yapılmalı ve bu faaliyetler belirli aralıklarla raporlanmalıdır. Projede aksaklıklar yaşanmaması ve projenin amaç ve hedeflere uygun yürütülmesi için gerekli faaliyetlerle, müdahale, değişiklik vb. gereklilikler yapılmalıdır.
3.AŞAMA, Analiz
Analiz aşamasında proje talebi, tasarımı ve plan gereksinimlerinin uygunluğu karşılayıp karşılamadığı ölçüm ve analizleri yapılmalıdır.
Termin planı ile projenin ilerleme durumu arasındaki sapmalar, amaç ve hedef uygunluğu performans ölçümü olarak ortaya konmalıdır.
Projenin hedeflediği tasarım, geliştirme ve uygulama sürecinin gerçekleşme ölçümü yapılarak analiz edilmelidir.
Proje yönetim sürecinde, faaliyetler ile uygulama kriterlerinin örtüşmesi sağlanmalıdır.
Analiz ve kontroller, proje planında belirlenmiş olan noktalarda yapılmalı ve planda belirlenmiş analiz ve ölçüm kriterleri gerektiği gibi uygulanmalıdır.
4.AŞAMA, Değerlendirme
Değerlendirme aşamasında proje süreci amaç ve hedeflerin önünde giden projeler muhtemel fazla kaynak tüketimi açısından, amaç ve hedeflerin gerisinde kalan projeler ise kötü yönetim veya kaynak eksikliği açısından gözden geçirilmelidir. Yapılan değerlendirmeler proje ekibiyle ve onay mekanizması ile paylaşılmalıdır. Tasarım, geliştirme ve analiz aşamaları tamamlandıktan sonra proje sahibinin sonucu onaylaması gerekmektedir. Bu onay için performans, analiz, ölçüm ve kontrol sonuçları dikkate alınmalıdır.
Elde edilen tecrübeler yine bu sürecin iyileştirilmesi yada başka süreçler içinde girdi olarak sağlanmalıdır.
ISO 9001 Belgesi Yönetim Örgütlenme Süreç Aşamaları
Örgütlenme Süreci Nedir ?
Örgütlenme yapısının süreç olarak değerlendirilmesi Henri Fayol tarafından ortaya çıkarılmıştır. Bu değerlendirmeden yola çıkan Gullick ve Urwick adında iki bilim adamı tarafından geliştirilen yönetim süreçleri POSDCORB metodu, örgütlenmenin planlamadan sonra gelen bir süreç sisteme kazandırmıştır.
Ürün ve hizmet üretimi gibi fiziksel etkinliklerle işin prosesler biçiminde bölünmesi, kuruluş ile müşteri ilişkiler için ortak gayret gerektiren bir amacın gerçekleştirilebilmesi için gerekli yapının oluşturulması ve bu yapının faaliyetlerinin sürdürülmesinin kolaylaştırılmasını sağlamayı amaçlamaktadır.
Toplum veya kuruluş ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak amacıyla kurulan örgütler hayati fonksiyonlarını sürdürebilmek için ihtiyaç duydukları ürün ve hizmeti kendilerini oluşturan üyelerle sağlarlar.
Bir ürün ya da süreci ortaya koymak için birden çok kişiye ihtiyaç vardır. Bu ihtiyaçların karşılanması için kişiler bir araya gelerek örgütlenirler.
Böylece örgütlerin varoluş gayesi, toplumun ihtiyaç duyduğu ürün ve hizmetleri yasal çerçevede ortaya çıkarmayı sağlamaktır. Buda örgütlenmesi sürecinin genel tanımıdır.
Örgütlenme Süreç Aşamaları
Amacı yakalamak için örgüt, amaca uygun bir yapı kurulması, alt-yapı ve kaynakların sağlanması için çalışır.
Örgütlerin amaçlarına ulaşmasında, yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması, uygun insan gücünü görevlendirmesi, yetki ve sorumlulukların belirlenerek personelin nerede ve nasıl çalışacağının saptanması gereklidir.
Yapıyı Kurma Örgütleme sürecinin ilk adımdır. Yapının kurulması, tüm seviyelerdeki yetki ve sorumlulukların belirlenmesi, uygun personelin görevlendirilmesi ve aralarındaki etkileşimin nasıl olacağının tespit edilmesi ve bildirilmesi gerekir. Örgüt yapısının ilk aşaması planlama, amaç ve etkinliklerin incelenmesidir. Amaçların açık bir şekilde belirlenmesi örgütlerde, stratejilerin tespiti, ön bilgilerin hazırlanması, işbirliği ve koordinasyonun sağlanmasında önemli bir noktadır.
Yönetim örgütlenme süreci 5 aşamadan oluşur. Bu aşamalar;
1.AŞAMA
Planların ve amaçların incelenmesi,
2.AŞAMA
Amaçlara ulaştıracak faaliyetlerin belirlenmesi,
3.AŞAMA
Faaliyetlerin süreç yapısına dönüştürülmesi,
4.AŞAMA
Faaliyetleri gerçekleştirecek süreç lideri ve personellerin tespiti ve yetki ve sorumluluk belirlenmesi,
5.AŞAMA
Gerekli, çeşitli donanım ve fiziksel çalışma koşullarının belirlenmesidir.
ISO 9001 Belgesi Tasarım Süreci Aşamaları
Tasarım süreci her süreçte olduğu gibi belirli basamakların işlenmesi ile gerçekleşmektedir. Bu basamaklarda süreç planlama-uygulama-kontrol, ölçme ve değerlendirme modeli uygulanarak gerçekleştirilir.
Tasarım Sürecini 5 aşamada değerlendirme gerekir.
1.AŞAMA, Analiz
Analiz aşaması ilk adımdır ve sonucu etkileyen önemli bir basamaktır. Bu aşamada tasarım ihtiyaç sahibi süreç/proses çevrelerini gözlemler ve gerekleri tespit ederek bu gereklerin giderilmesi için çözüm yolları üretir.
2.AŞAMA, Tasarım
Tasarım 5N-1K yani Ne, Nerede, Nasıl, Neden, Ne zaman ve Kim sorularına cevap arayarak başlar. Bu başlangıç tasarım öneri geliştirme olarak ta tanımlanır. Tasarım ihtiyaç sahipleri tasarımlarının taslağını ve genel özelliklerini oluşturarak bir çerçeve rapor kaydı ortaya koyarlar. Bu rapor taslak olarak hazırlandığı için detay verilemeden tasarımın genel hatları ve özellikleri belirlenir.
Bu adımdan hemen sonra hazırlanan taslağın gelişim araştırmaları başlatılır. Yapılacak tasarımın uygulanabilir olup olmadığı analiz edilir ve ilgili testlere tabi tutularak sonuçları kayıt altına alınır.
3. AŞAMA Geliştirme
Tasarım sahiplerine bu aşamada planladıkları tasarıma alternatif geliştirme öneri fırsatı verilmelidir. Farklı modeller ve fikirlerin ortaya konması sağlanır. Bu uygulama ile denenen yapılabilirliği güçlü, işlevsel, aerodinamik, pratik ve özgün metod seçilir. Tasarımların gerçekleştirilmesi için örgürsel süreç işletilmeli ve görev dağılım yapılmalıdır. Sonuç neticesi tasarım, deneme ve test uygulama kayıtlarına geçirilir.
4.AŞAMA, Uygulama
Tasarım ile ilgili tasarım sürecini yöneten örgüte/ekibe tasarım kuralları, kriterleri, görev, yetki, sorumluluklar, termin ve kaynakların bilgilendirmesi yapılmalıdır. Tasarımı gerçekleştirecek ekibe süreç adaptasyonu ve deneyim için belirli süre verilerek uygulama hazırlığı yapılır. Daha sonra elde edilen veri ve tecrübeler ile tasarım faaliyeti gerçekleştirilir. Karşılaşılan sorunlar ve sapmaların çözümü için ekibin işbirliği yapması istenir.
5.AŞAMA, Değerlendirme
Uygulaması ile yapılan tasarımın, tespit edilen tasarım ihtiyacı gereksinimini ne derecede karşıladığı ve amaca uygun sorunları çözüp çözmediği değerlendirmeye tabi tutulmalıdır. Bu değerlendirme, tasarımlarının performansını test edilerek yapılmalıdır. Bu test sonuçları da yine kayda geçirilmelidir. Yapılan değerlendirme sonucu bu tasarımın nasıl geliştirileceği hakkında da tecrübeler paylaşılmalıdır. Yapılabilecek değişikliklerin de tasarıma nasıl uygulayabileceklerine dair çalışmaların planlanması bir program ile kayıt altına alınarak raporlanmalıdır.
Tasarım ile ilgili olarak intersistem’ in(ISQ) hazırladığı örnek, prosedür ve/veya formları, örnek dokümanlar bölümünden indirebilirsiniz.
ISO 9001 Belgesi Satın Alma Süreç Aşamaları
Gün geçtikçe küçülen global dünyamızda teknolojik gelişimlerin iletişim alanında da çığır açması ile pazarları ve rekabeti küresel hale getirmiştir. Bu rekabette kuruluşların temel amacı olan varlıklarını sürdürme ve büyüme fonksiyonu zor ve karmaşık bir hal almıştır.
Çetin bir pazarda yer almak için etkin bir satın alma süreci yönetmek te bu noktada yönetim sistemleri için önemli bir madde haline gelmiştir.
Satın alma yönetimi ve süreç liderliği, kuruluşların rekabet avantajı sağlamasında kuruluşlara stratejik avantaj sağladığı gibi kalite yönetim sisteminin de vazgeçilmez bir parçasıdır.
Satın Alma Nedir ?
Kuruluşların amaç ve hedefleri doğrultusunda, etkin bir süreç ve bütçe yönetimi ile kriterleri tespit edilmiş şartlara uygun olan ürün ve hizmet ihtiyaçlarını uygun fiyat, teslimat zamanlaması ve kaliteden ödün vermeden temin etme işine satın alma denir.
Satın Alma Yönetimi Nedir ?
Talep edilen kriterler de olan ürün veya hizmetin, doğru zamanda, doğru fiyatta ve doğru tedarikçiden doğru kalite ile temin edilmesinin sağlandığı bir yönetim sistematiğidir.
Etkin bir satın alma yönetimi, satın alma sürecinin, liderinin ve ekibinin ortaya konması ile oluşmaktadır. Bu süreç gerekli kriterleri ve yönetim modelini belirleyerek, tedarikçi seçim, onay, ölçme, değerlendirme ve iyileştirmeler başarıya ulaşır.
Satın Alma Süreci Nedir ?
Kuruluşun tedarikçilerden ürün veya hizmet alımları için belirlenmiş bir kriter, belirlenmiş bir süreç lideri ve ekibi, satın alma talebi, ürün veya hizmet kriterleri, tedarikçi belirleme, tedarikçi onayı, sipariş, tedariklerin teslim alınma prosedürü, tedarik kontrolü, depolama, muhasebe, tedarikçi performans değerlendirmesi ve tedarikçi iyileştirme fonksiyonlarının girdi ve çıktı olarak işlendiği sürece satın alma süreci denir.
Satın Alma Süreç Aşamaları
Satın alma süreci tanımında da olduğu gibi süreç aşamalarını genel olarak 7 madde ile özetleyebiliriz. Bunlar;
1. AŞAMA
Satın alma İhtiyacı(Talep)
2.AŞAMA
Tedarikçi araştırma
3. AŞAMA
Tedarikçi seçme ve değerlendirme
4. AŞAMA
Tedarikçi onayı (Onaylı tedarikçi listesine kayıt)
5.AŞAMA
Siparişin verilmesi (Uygulama)
6.AŞAMA
Ürün veya hizmetin teslim alınması
7.AŞAMA
Ürün veya hizmetin kontrolü, depolama, iade, muhasebe işlemleridir.
Süreç aşamaları gerçekleştirdikten sonra ölçme, değerlendirme ve sürekli iyileştirme faaliyetleri ile desteklenmek zorundadır.
ISO 9001 Belgesi İç Tetkik Süreç Aşamaları
Kuruluşlar yönetim sistemlerinin, uygunluğu, işlerliği, seviyesi ve performansı gibi yapılarını ortaya çıkararak, başarılı bir yönetim sistemi ve kendine hakim, disiplinli bir yapının işlemesi için kendi içinde kendisini denetime tabi tutması ile elde ederler. Bu talepleri karşılamanın önemli yollarından birisi de iç tetkik sürecidir.
İç Tetkik Nedir ?
Belirli bir plan dahilinde yılda en az 1 defa olmak şartı ile, kuruluşun yönetim sisteminin, eğitim almış yada dışarıdan tedarik edilmiş denetçileri görevlendirerek tüm süreçlerini faaliyetlerinin delillere dayandırılarak kontrol edildiği, uygunsuzluk durumlarının ve bunların giderilmesinin sağlandığı ve yönetime rapor halinde sunulduğu kuruluş içi oto kontrol sistematiğine iç tetkik denir.
Bağımsızlık ve tarafsızlık ilkelerinden ödün verilmeyen tetkik sürecinde tetkik tüm süreçlere uygulandığından bir performans göstergesidir.
ISO 19011 Standardı tanımında ise;
İç tetkik: Tetkik delilleri toplanan ve tetkik kriterlerine uygunluk derecesini belirlemek için bu delillerin objektif şekilde değerlendirildiği sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş süreç olarak tanımlanmıştır.
İç Tetkikin Amacı Nedir ?
ISO 9001 Standardı şartlarına uygunluğu tarafsız olarak doğrulamak, planlamaya uygunluğu izlemek, etkinliği doğrulamak, Verimlilik ölçümü için veri sağlamak, Kalite yönetim sisteminin planlı düzenlemelere uygunluğunu, hedeflenen sonuçların elde edilmesinde etkinliğini ve verimliliğini sistematik ve bağımsız olarak incelemek, hata yada uygunsuzlukları ortaya çıkarmak çalışanlardan öte proses ve sistemin uygunluk durumunu ortaya çıkarmak iç tetkikin amaçlarıdır.
İç tetkik süreci için genel olarak 4 aşama gereklidir. Bunlar;
1. AŞAMA, Planlama
Denetim planı, programı hazırlama, denetçi ve denetlenecek proses bildirim,
2. AŞAMA, Denetimin yürütülmesi
Ön çalışma ve bireysel yeteneklerin ortaya çıkarılması, saha çalışmalarının yürütülmesi,
3.AŞAMA, Raporlama
Denetim değerlendirme ve incelemelerinin, denetçilerden toplanarak sonuçların raporlanması,
4.AŞAMA, Denetim Sonuçlarının İzlenmesi
Sonuçların izlenerek ve değerlendirilerek YGG toplantısına girdi sağlanması’ dır.
ISO 9001 Belgesi YGG (Yönetim Gözden Geçirme) Toplantısı Süreç Aşamaları
Kuruluşlar, yönetim ve faaliyetlerini değerlendirmek durumundadırlar. Kalite Yönetim sistemi zorunlu maddesi de olan bu değerlendirmeye YGG toplantısı adı verilir.
YGG Toplantısı Nedir ?
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı önemli gereği ve yönetimin sorumlu olduğu yılda en az 1 kez gerçekleştirilmesi zorunlu olan, tüm proses ve yönetimin değerlendirildiği, belirli gündem maddelerince önceden planlanarak duyurusu yapılan ve ilgili gündemler için kararların alındığı, kararlar ile ilgili personel, görev ve termin sorumluluğunun verildiği ve takibinin yapıldığı genel toplantıya kısa adı YGG olan Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı denir.
YGG Toplantısının Gündem Maddeleri Nedir ?
YGG toplantıları, ISO 9001 kalite yönetim sistemi standardı içeriğinde verilen kriterler ve kuruluşun değerlendirmek istediği ekstra ilave kriterlerin eklendiği maddeler bütünüdür.
YGG Toplantısı Nasıl Yapılır ?
Toplantının planlanması ve bu planda verilen gündem maddeleri ile ilgili yönetime toplantı duyurusunun yapılması süreci başlatır. Toplantıya yönetim katılım sağlamalıdır. Ancak toplantıya patronaj ve üst yönetimin katılımı toplantının realitesini, inandırıcılığını ve ekip ruhunun oluşum ve gelişimini sağlar. Toplantı aşaması belirlenen tarih ve yerde gerçekleştirilmelidir. Toplantıda gündem maddeleri ile ilgili kararlar alınmalıdır. Alınan kararlar için faaliyet, izleme, takip ve ilgili personel belirlenmelidir. Bir sonraki toplantının ilk gündem maddesi olarak yapılan toplantının kararlarının durumu değerlendirilmelidir.
YGG Toplantısın 5 aşamalı bir süreç olarak değerlendirmek gerekir. Bunlar;
1. AŞAMA
Plan ve Gündem Oluşturma,
2. AŞAMA
YGG Duyurusunun Yapılması,
3. AŞAMA
YGG Hazırlıklarının Yapılması,
4. AŞAMA
YGG Toplantısının Gerçekleştirilmesi,
5. AŞAMA
YGG Toplantı Çıktıları Bildirimi’ dir.
ISO 9001 Belgesi Problem Çözme Süreç Aşamaları
Genel anlamda problem çözme aşamalarından önce bazı sorulara cevap bulmak önemlidir. Cevapların süreci doğru tanımlamak ve anlamakta etkisi kuşkusuzdur.
Problem Nedir ?
Problem, istenmeyen bir durumun ortaya çıkması ya da istenmeyen bir durum ile karşı karşıya kalmaktır.
Problem Çözme Süreci
Problemler, yönetim sisteminin neredeyse her kademesinde karşılaşılan bir kritiktir. Kriterlerle başlayıp, müşteri memnuniyeti olarak elde edilmek istenen amaçlar ve sonuçlarına ulaşılmasına kadar uzanan zinciri oluşturur. Bu zincir planla, uygula, kontrol ve ölçüm döngüsüne tabidir ve neticesinde problem çözme sürecini oluşturur.
Süreci önemli hale getiren ise mevcut durum ile ulaşılmak istenen amaç arasında nasıl bir yol izleneceğinin belirlenmesine dayanmasıdır. Mevcut ile ulaşılmak istenen amaç arasındaki sürecin doğru ve eksiksiz tanımlanması ile ulaşılmak istenen amaç için elde edilecek olan sonucun maksimum gerçekleşme ihtimalinin gerçekleşmesi sağlanacaktır. Süreç gerektiği gibi tanımlanmaz ise bu durumda istenen ile ulaşılan amaç arasında gerçekleşme ihtimali azalacaktır ve istenmeyen durumlar ortaya çıkacaktır.
Ulaşılmak istenen amaç için süreci doğru tanımlamak ve yapılandırmak çok önemlidir.
Problem çözümü de süreç ile ilgili verilen bilgilendirme gereği bir süreç yapısına büründürülmeli, süreç olarak işletilmeli ve değerlendirilmelidir.
Süreç kriterleri uygulamaları ile karşılaşılan bir durumun problem olup olmadığının anlaşılması sağlanmalıdır. Şayet karşılaşılan durum problem ise izlenecek yol hayati önem taşımaktadır. Problemde karar verme durumu problem çözme sürecinde bulunan kriterlerin farkındalığına ve yetkinliğe bağlıdır.
Bu nedenle bir problemin çözümünün sağlanması, problem çözme sürecinin kriterlerinin doğru ve eksiksiz uygulanması ile yapılır.
Problem Çözme Süreci genel olarak 5 Aşama ile açıklanabilir. Bunlar;
1.AŞAMA, Tespit ya da Tanımlama
Problemi Tespit Et Süreci Tanımla,
2. AŞAMA, Ölçüm
Mevcut Performans Ölçümü Yap,
3. AŞAMA, Analiz
Sorunlar ve Nedenleri İçin Süreci Analiz Et,
4. AŞAMA, İyileştirme
Düzeltme ve İyileştirme Faaliyetini Tespit Et ve Uygula,
5. AŞAMA, Kontrol
Süreci Kontrol Et’ tir.
ISO 9001 Belgesi Süreç İyileştirme Aşamaları
Kuruluşlar artık küçülen bir küresel sistemde pazardaki rakipleri ile rekabet edebilmek ve verimliliğini artabilmek için daha iyi çalışan, sürekli geliştirilen süreçlere sahip olmak zorundadırlar.
Kalite yönetim sistemleri ya da yönetim sistemi olgusu süreç alt yapısı ile olmaktadır. Yönetim sistemi süreçlerinin uygulamalarından sonra ölçme ve değerlendirmeye tabi tutularak performanslarının değerlendirilmeleri kuruluşun sistem gerekliliklerindendir.
Süreç iyileştirmenin kaynağını Japon Kaizen(sürekli iyileştirme) felsefesi oluşturur. Süreç iyileştirme faaliyetleri, mevcut süreçte karşılaşılan sorun yada sorunları belirlenmiş süreç kriter yapısını bozmadan çözmeyi amaç edinmiştir.
Süreç iyileştirme faaliyetleri için genellikle Kaizen, Altı Sigma, Poka-Yoke, Yalın Yönetim vb. metotlar kullanılmaktadır.
Süreç iyileştirme Nedir ?
Yönetim sistemi süreçlerin uygunluğu ve performansını koruması oldukça kritik bir konudur. Bu nedenle süreç performanslarının değerlendirmelerden sonra ilave ihtiyaçlarının giderilmesi ya da süreç kriterlerinin geliştirilerek iyileştirilmesine Süreç iyileştirme adı verilir.
Ayrıca Süreç iyileştirme, proses çevrim süreçlerini ve maliyetleri düşürmek, kalite ve genel proses performanslarında artış sağlamak amacı ile yapılan ve müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için yapılan faaliyetlerdir.
Süreç İyileştirme Aşamaları
Süreç yönetimi ve süreç iyileştirmeleri sürecin kalıcı olmasını sağlaması nedeniyle önem arz eder. İyileştirmeler konusunda da yönetimin inovasyon ihtiyacını sistematik olarak karşılaması sürekli iyileştirme kazanımları sağlar.
1. AŞAMA, Sürecin Değerlendirilmesi
Takım oluşturma, görev dağılımı, sürecin mevcut performansı ve sorunları, müşteri ve uygulayıcı beklentileri, Sürecin durumu,
2. AŞAMA, Süreç Analizi
Kıyaslama-Karşılaştırma, sorun kök neden analizi, çözüm seçenekleri, uygulama planları,
3. AŞAMA, İyileştirmenin Uygulanması
İyileştirme planının uygulanması, ölçümleme, müşteri geri besleme, 1. AŞAMA’ ya dönüş şeklindedir.